Digitalisierung, steigende Anforderungen und komplexe Arbeitsabläufe stellen Unternehmen täglich vor neue Herausforderungen. Wie lassen sich Personalprozesse vereinfachen? Wie wird Arbeitszeit transparent dokumentiert? Und wie können Unternehmen ihre Produktion, Sicherheitskonzepte und mobilen Arbeitsabläufe effizienter gestalten?

Die Antworten beginnen oft mit den richtigen Fragen. Unsere neuen Whitepaper liefern Denkanstöße rund um modernes Workforce Management mit ZEUS®, kompakt aufbereitet, nah an der Praxis und voller Impulse zum Weiterdenken.

ZEUS® HR-Management: weniger Administrationsaufwand für Ihr HR

Personalabteilungen müssen zahlreiche Informationen, Dokumente und Prozesse koordinieren. Digitales HR-Management bietet die Chance, administrative Abläufe zu vereinfachen und Informationen zentral verfügbar zu machen. Das Whitepaper zeigt, welche Potenziale in einer modernen digitalen Personalverwaltung stecken.

ZEUS® Zeiterfassung: Zeiten erfassen ist erst der Anfang

Homeoffice, Außendienst, Produktion oder wechselnde Einsatzorte: Moderne Arbeitswelten brauchen flexible und verlässliche Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Doch der eigentliche Mehrwert geht über die reine Dokumentation hinaus. Erfahren Sie, wie digitale Workflows, transparente Zeitkonten und automatisierte Prozesse Unternehmen und Mitarbeiter im Alltag unterstützen.

ZEUS® Zutrittskontrolle: Sicherheit beginnt mit klaren Bereichen

Wer darf welche Bereiche betreten und unter welchen Voraussetzungen? Eine durchdachte Zutrittskontrolle hilft Unternehmen, Zugangsberechtigungen strukturiert zu verwalten und Sicherheitsanforderungen in den Betriebsalltag zu integrieren. Entdecken Sie, welche Rolle digitale Zutrittslösungen in einem modernen Sicherheitskonzept spielen.

ZEUS® Betriebsdatenerfassung: aus Produktionsdaten wird ein Wettbewerbsvorteil

Stillstände, lange Rüstzeiten oder Abweichungen von der Planung kosten Zeit und Geld. Eine moderne Betriebsdatenerfassung macht Produktionsabläufe transparenter und schafft eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen. Das Whitepaper zeigt, wie aus erfassten Daten konkrete Ansatzpunkte für eine effizientere Produktion entstehen.

ZEUS® mobile App: Arbeitsprozesse ohne festen Schreibtisch

Informationen und digitale Funktionen werden zunehmend dort benötigt, wo die Arbeit stattfindet. Mobile Anwendungen unterstützen Mitarbeiter dabei, relevante Prozesse auch unterwegs oder direkt am Einsatzort zu erledigen. Erfahren Sie, welche Möglichkeiten mobile Lösungen für flexibles Arbeiten und eine effizientere Zusammenarbeit eröffnen.

ZEUS® in der ISGUS Cloud: Workforce Management flexibel nutzen Moderne Arbeitswelten brauchen Lösungen, die sich flexibel in den Unternehmensalltag integrieren lassen. Mit ZEUS® in der ISGUS Cloud können Unternehmen ihr Workforce Management cloudbasiert nutzen und digitale Prozesse zentral unterstützen. Erfahren Sie, welche Möglichkeiten die Cloud bietet und wie sie Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Arbeitsprozesse zukunftsorientiert aufzustellen.

Die neuen Whitepaper liefern Denkanstöße für Unternehmen, die bestehende Abläufe hinterfragen, digitale Potenziale erkennen und ihre Prozesse gezielt weiterentwickeln möchten. Ob ZEUS® HR-Management, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Produktion oder die ZEUS® mobile App: Entdecken Sie die Themen, die zu Ihren aktuellen Herausforderungen passen, und gewinnen Sie neue Impulse für die nächsten Schritte Ihrer Digitalisierung.

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Bei solchen Zahlen lohnt sich eine Frage, die im Arbeitsalltag schnell untergeht: Wie viel Zeit kostet eigentlich die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Arbeitszeiten und Personalprozesse organisiert?

Denn Kosten entstehen nicht erst dort, wo eine Rechnung geschrieben wird. Sie entstehen auch durch manuelle Eingaben, Korrekturen, Rückfragen und Prozesse, die mehrfach bearbeitet werden müssen. Was bei einem einzelnen Vorgang kaum ins Gewicht fällt, kann sich bei mehreren hundert Beschäftigten zu einem erheblichen Aufwand summieren.

Fünf Minuten können einen Unterschied machen
Nehmen wir ein Unternehmen mit 250 Beschäftigten. Wenn sich durch digitale Prozesse im Durchschnitt nur fünf Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag einsparen lassen, kommen bei 220 Arbeitstagen mehr als 4.500 Stunden im Jahr zusammen. Bei 45 Euro Arbeitskosten je Stunde entspricht das einer rechnerischen Größenordnung von rund 206.000 Euro.

Die Rechnung ist bewusst einfach gehalten. Sie ist keine Prognose und ersetzt keine individuelle Wirtschaftlichkeitsanalyse. Sie zeigt vielmehr, warum es sich lohnt, auch kleine Zeitverluste einmal in Euro zu übersetzen. Genau hier wird der Blick auf die heutigen Prozesse interessant. Rund 29 Prozent der deutschen Unternehmen erfassen ihre Arbeitszeiten laut Bitkom noch mit Excel-Tabellen oder handschriftlichen Stundenzetteln.

Damit beginnt der Aufwand häufig erst nach der eigentlichen Erfassung. Daten müssen übertragen, geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. In der Lohnabrechnung nennen 47 Prozent der deutschen Unternehmen nachträgliche Kontrollen und Korrekturen als Problem. Das zeigt eine Erhebung von SD Worx aus dem Payroll Proficiency Index 2023.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, was eine digitale Lösung kostet. Sie lautet auch: Was kostet der bestehende Prozess?

Der ROI wird konkret
Mit dem neuen ROI-Rechner von ISGUS lässt sich genau diese Frage für das eigene Unternehmen durchspielen. Anwender geben individuelle Rahmenbedingungen wie Mitarbeiterzahl und Arbeitskosten ein und können damit berechnen, welches Einsparpotenzial sich aus effizienteren Prozessen ergeben kann.

Der Vorteil liegt weniger in einer vermeintlich magischen Zahl als in der Perspektive dahinter: Eine Investition in Workforce Management lässt sich nicht sinnvoll beurteilen, wenn ausschließlich die Anschaffungskosten betrachtet werden. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen Aufwand und dem Nutzen, der im täglichen Betrieb entsteht.

Weniger manuelle Datenerfassung, weniger Korrekturen, kürzere administrative Wege und besser nutzbare Informationen können dabei ebenso eine Rolle spielen wie die Entlastung von HR und Führungskräften. Der ROI-Rechner macht aus dieser Überlegung eine konkrete Rechnung.

Workforce Management rechnet sich nicht nur bei der Zeiterfassung
Der wirtschaftliche Nutzen digitaler Personalprozesse entsteht häufig dort, wo mehrere Abläufe ineinandergreifen. ZEUS® Workforce Management von ISGUS verbindet deshalb Zeiterfassung, HR-Management, Personaleinsatzplanung, Betriebsdatenerfassung und Zutrittskontrolle innerhalb einer zentralen Systemlandschaft. Je nach Bedarf kommen die ZEUS® mobile App, SAP-Kommunikation oder die ISGUS Cloud hinzu.

Damit lassen sich Informationen über Prozessgrenzen hinweg nutzen, anstatt sie mehrfach zu erfassen oder zwischen unterschiedlichen Systemen zu übertragen. Arbeitszeiten können beispielsweise direkt für weitere Personalprozesse verwendet werden, während Planung und Auswertung auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen.

Gerade bei steigenden Arbeitskosten gewinnt diese Verbindung an Bedeutung. Denn jede Stunde, die für eine unnötige manuelle Tätigkeit eingesetzt wird, fehlt an anderer Stelle.

Was kostet es, nichts zu verändern?
Die Frage nach dem ROI einer Software beginnt deshalb nicht bei der Software. Sie beginnt beim Status quo.

Wie viel Zeit fließt heute in manuelle Arbeitsschritte? Wo entstehen Korrekturen? Wie viele Prozesse laufen noch über Excel, Papier oder Medienbrüche? Und welchen Wert hätte die Zeit, die Mitarbeiter und Führungskräfte dadurch zurückgewinnen könnten?

Der ROI-Rechner liefert darauf eine erste individuelle Antwort. Er zeigt, welche Größenordnung das eigene Einsparpotenzial haben kann und schafft damit eine fundierte Grundlage für die weitere Diskussion.

Rechnen Sie selbst nach: Was kostet Sie noch Zeit?

Der Fachkräftemangel bleibt eines der zentralen Themen für den deutschen Arbeitsmarkt. Trotz einer schwächelnden Konjunktur, steigender Arbeitslosigkeit und eines Rückgangs offener Stellen im Vergleich zu den Vorjahren berichten Unternehmen weiterhin von erheblichen Personalengpässen. Laut Statistik blieben im Januar 2026 in Deutschland 598.110 offene Stellen für qualifizierte Fachkräfte unbesetzt. Im internationalen Vergleich steht Deutschland damit besonders stark unter Druck: Mit einer Mangelquote von 86 Prozent liegt das Land deutlich über dem globalen Durchschnitt von 74 Prozent. Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter bleibt intensiv und erfordert neue Strategien im Recruiting und in der Personalbindung.

Fachkräftemangel bleibt strategisches Risiko für Unternehmen
Der Mangel an qualifizierten Fachkräften ist kein kurzfristiges Problem, sondern eine strukturelle Herausforderung. Viele Unternehmen sehen ihn mittlerweile als eines der größten Geschäftsrisiken für die kommenden Jahre. Nicht nur hochqualifizierte Spezialisten fehlen. Auch Fachkräfte in klassischen Ausbildungsberufen sowie Helfer- und Anlerntätigkeiten bleiben zunehmend lange unbesetzt. Für Personalverantwortliche bedeutet das, Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung ganzheitlich zu denken.

Was bedeutet das für Personalverantwortliche?
Unternehmen müssen heute mehr bieten als nur einen sicheren Arbeitsplatz. Gefragt sind attraktive Arbeitsbedingungen, transparente Prozesse und flexible Arbeitsmodelle. Zu den wichtigsten Hebeln gehören:

• Flexible Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Gleitzeit, Remote Work)
• Moderne HR-Prozesse zur effizienten Personalplanung aufstellen mittels einer Software für HR-Management
• Digitale Lösungen für Zeiterfassung und Workforce Management
• Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung

Gerade flexible Arbeitsmodelle spielen eine zentrale Rolle bei der Arbeitgeberattraktivität. Mitarbeiter erwarten heute mehr Selbstbestimmung bei Arbeitszeit und Arbeitsort.

Digitale HR-Systeme als Wettbewerbsvorteil
Digitales Workforce Management entwickeln sich zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter. In Zeiten von steigenden Anforderungen an Flexibilität und immer komplexeren Arbeitsmodellen benötigen Unternehmen Lösungen, die Personalprozesse effizient, transparent und zukunftssicher gestalten. Moderne HR-Software wie ZEUS® HR-Management unterstützt Personalverantwortliche dabei, administrative Aufgaben zu automatisieren, Prozesse zu strukturieren und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen.
Ein zentraler Vorteil digitaler HR-Systeme liegt in der verbesserten Transparenz und Planbarkeit. Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Personaleinsätze und Personalressourcen lassen sich übersichtlich verwalten und auswerten. Gleichzeitig reduzieren automatisierte Prozesse den administrativen Aufwand in der Personalabteilung erheblich. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Recruiting oder Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.

Die ALL-IN-ONE Lösung von ISGUS bietet hier besondere Vorteile, da sie verschiedene HR-Bereiche auf einer zentralen Plattform zusammenführt. Mit ZEUS® Workforce Management von ISGUS lassen sich beispielsweise Zeiterfassung, HR-Management und Personaleinsatzplanung miteinander verbinden. Unternehmen können so Arbeitszeiten präzise erfassen, Personalressourcen effizient planen und unterschiedliche Arbeitsmodelle. Teilzeit, Schichtarbeit oder flexible Arbeitszeiten lassen sich unkompliziert abbilden. Das sorgt für strukturierte Abläufe und schafft gleichzeitig Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Auch mobile Anwendungen und Cloud-Technologien spielen eine immer größere Rolle. Sie ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige HR-Funktionen und unterstützen damit moderne, flexible Arbeitsformen. Mit der ZEUS® mobile App können Mitarbeiter beispielsweise Arbeitszeiten mobil erfassen oder Anträge stellen, während ZEUS® Software as a Service eine cloudbasierte Nutzung des gesamten ZEUS® Software Portfolios von ISGUS ermöglicht. Dadurch haben Unternehmen jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können ihre Personalprozesse flexibel und skalierbar gestalten.

Fachkräftemangel erfordert neue HR-Strategien
Der Fachkräftemangel wird den deutschen Arbeitsmarkt auch in den kommenden Jahren prägen. Unternehmen, die frühzeitig auf moderne HR-Strategien und digitale Lösungen setzen, verschaffen sich klare Wettbewerbsvorteile. Transparente Arbeitszeiten, strukturierte Prozesse und flexible Arbeitsmodelle sind heute zentrale Faktoren, um qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig zu binden.

Wer diese Herausforderungen aktiv angeht, stärkt nicht nur seine Arbeitgeberattraktivität, sondern sichert auch nachhaltig die Zukunft des eigenen Unternehmens.

Herausforderungen bei der Zutrittskontrolle

Ein typisches Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung besteht aus verschiedenen Raumzonen mit unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen. Ob Büros, Produktionshallen, Forschungsabteilungen oder sensible Bereiche wie Serverräume – jede Zone benötigt ein individuell abgestimmtes Zutrittsprofil. Hinzu kommen die unterschiedlichen Personengruppen, die Zutritt benötigen: Mitarbeiter, Besucher und Fremdfirmen. Aufgabe des Facility Managers ist es, die Zutrittsrechte so zu verwalten, dass nur berechtigte Personen Zutritt erhalten und gleichzeitig ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet ist.

Das Vererbungsprinzip: Zutrittsrechte einfach und flexibel vergeben

Mit der ZEUS® Zutrittskontrolle wird die Verwaltung von Zutrittsrechten erheblich vereinfacht. Durch das sogenannte Vererbungsprinzip können Zutrittsrechte einfach und flexibel vergeben werden. Ein Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter kommt in die Forschungsabteilung. Durch die Zuweisung einer einzigen Rolle erhält er automatisch Zugang zu allen relevanten Bereichen, während ihm der Zugang zu Bereichen, die er nicht benötigt, verwehrt wird. Dieses Prinzip sorgt nicht nur für eine klare und transparente Verwaltung, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand erheblich.

Zutrittsleser und digitale Schließtechnik: Sicherheit an jeder Tür

Ein zentraler Baustein des ZEUS® Systems von ISGUS sind Zutrittsleser und digitale Schließtechnik, die an jeder Tür für höchste Sicherheit sorgen. Moderne Zutrittsleser können beispielsweise die Identität des Zutrittsberechtigten per Fingerabdruckscanner überprüfen. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten.

Effizienz und Revisionssicherheit: Die Vorteile elektronischer Schließpläne

Facility Manager wissen um die Bedeutung von Effizienz und Revisionssicherheit. Mit einem elektronischen Schließplan, der zentral verwaltet werden kann, behalten sie jederzeit den Überblick über alle Zutrittsberechtigungen und können diese bei Bedarf schnell und unkompliziert anpassen. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch wichtig für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Zutritte im Falle eines sicherheitsrelevanten Vorfalls.

Alarmmanagement: Reaktion in Echtzeit

Ein weiterer großer Vorteil – der ZEUS® Sicherheitmonitors ist die nahtlose Integration in das Alarmmanagement und den Sicherheitsleitstand. Tritt ein Alarmereignis auf, zum Beispiel durch einen unberechtigten Zutrittsversuch, wird dieses automatisch an das zentrale Alarmmanagement weitergeleitet. Der Sicherheitsleitstand kann dann sofort entsprechende Maßnahmen einleiten, um mögliche Bedrohungen zu neutralisieren.

Erweiterbarkeit und Integration: Das ZEUS® Zutrittskontrollsystem kann jederzeit um weitere Module erweitert werden. Dazu zählen unter anderem:

• ZEUS® Zeiterfassung: Erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und verknüpft diese mit den Zutrittsrechten.
• ZEUS® HR-Management: Unterstützt das Personalmanagement durch die Zusammenführung relevanter Daten.
• ZEUS® Personaleinsatzplanung: Optimiert den Personaleinsatz.
• ZEUS® Betriebsdatenerfassung: Erfasst Produktions- und Betriebsdaten in Echtzeit.

Als Facility Manager haben Sie es in der Hand, die Sicherheit und Effizienz in Gebäuden optimal zu steuern. Mit einem modernen Zutrittskontrollsystem haben Sie die Möglichkeit, alle Bereiche zentral zu steuern, Zutrittsrechte flexibel zu vergeben und die Sicherheit jederzeit zu gewährleisten. Nutzen Sie die Vorteile einer integrierten Lösung, die Ihnen nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch die Sicherheit in Ihrem Gebäude auf ein neues Niveau hebt.

Als Digitalisierungspartner der öffentlichen Verwaltung kennt die AKDB die Anforderungen kommunaler Einrichtungen seit vielen Jahren. ISGUS ergänzt diese Erfahrung mit spezialisiertem Know-how im Bereich der Zeiterfassung und Workforce Management. Gemeinsam entsteht ein tiefes Verständnis für die Prozesse, die Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen täglich bewältigen müssen.

Der Blick hinter die Kulissen
Der öffentliche Dienst steht seit Jahren unter hohem Druck. Steigende Anforderungen, Fachkräftemangel und begrenzte personelle Ressourcen prägen vielerorts den Arbeitsalltag. Gleichzeitig zeigen aktuelle Befragungen, dass viele Beschäftigte von einer hohen Arbeitsbelastung berichten, regelmäßig Überstunden leisten und sich Entlastung im Arbeitsalltag wünschen. Dabei entsteht ein erheblicher Teil des Aufwands nicht in den eigentlichen Kernaufgaben einer Verwaltung, sondern in den zahlreichen organisatorischen Prozessen, die im Hintergrund ablaufen.
Eine Kommune muss Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Vertretungen verwalten sowie die Daten für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung bereitstellen. Hinzu kommen Nachweise, Auswertungen sowie die Zuordnung von Leistungen zu Kostenstellen oder Projekten. Viele dieser Abläufe greifen ineinander und begleiten Mitarbeiter während ihres gesamten Arbeitsalltags.

ZEUS® Zeiterfassung im kommunalen Alltag
Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Vertretungen oder Freigaben betreffen nahezu jeden Bereich einer Kommune. Damit diese Prozesse reibungslos funktionieren, benötigen alle Beteiligten Zugriff auf dieselben Informationen. Genau hier entfaltet ZEUS® Zeiterfassung als Teil der ALL-IN-ONE Lösung ZEUS® ihren Mehrwert.

Auf den ersten Blick geht es um die Erfassung von Arbeitszeiten. In der Praxis bildet die Zeiterfassung jedoch die Grundlage für zahlreiche weitere Abläufe innerhalb einer Verwaltung. Urlaubsanträge, Fehlzeiten, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) oder Freigabeprozesse greifen ineinander und begleiten Mitarbeiter sowie Führungskräfte durch den gesamten Arbeitsalltag.
Was vielerorts noch über Papierformulare, E-Mails oder manuelle Nachbearbeitung organisiert wird, lässt sich zentral abbilden und in Echtzeit verwalten. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, unabhängig davon, ob Mitarbeiter im Rathaus, in einer Kindertagesstätte, im Bauhof oder im Außendienst tätig sind.
Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter selbst. Auch Führungskräfte, Personalabteilungen und die Entgeltabrechnung arbeiten mit derselben Datenbasis. Rückfragen, manuelle Übertragungen und doppelte Erfassungsschritte werden reduziert. Die Zeiterfassung wird damit zu einem zentralen Bestandteil des Workforce Managements, denn sie schafft die notwendige Transparenz für Planung, Verfügbarkeit und den effizienten Einsatz personeller Ressourcen.

Während eine Kita die Urlaubsplanung für die Ferienzeit vorbereitet, muss gleichzeitig gewährleistet bleiben, dass genügend Personal für die Betreuung der Kinder zur Verfügung steht. Ein Blick in das System genügt, um geplante Abwesenheiten, verfügbare Kapazitäten und aktuelle Zeitstände nachvollziehen zu können. In Verbindung mit der ZEUS® Personaleinsatzplanung lassen sich Vertretungen und Personalbedarfe frühzeitig erkennen und die Betreuungssituation verlässlich planen.
Im Bauhof sieht der Arbeitsalltag wiederum ganz anders aus. Mitarbeitende starten ihre Einsätze oft direkt vor Ort, wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben und sind nur selten den gesamten Tag im Rathaus anzutreffen. Arbeitszeiten, An- und Abwesenheiten oder Rückmeldungen entstehen deshalb dort, wo gearbeitet wird. Werden diese Informationen unmittelbar per ZEUS® mobile App erfasst, stehen sie den zuständigen Stellen ohne Umwege zur Verfügung.
In der Personalverwaltung laufen diese Informationen schließlich zusammen. Fehlzeiten, Arbeitszeiten und genehmigte Abwesenheiten müssen nicht mehr aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen werden, sondern liegen bereits strukturiert vor. Das vereinfacht die weitere Bearbeitung und schafft eine verlässliche Grundlage für Entgeltabrechnung, Auswertungen und Nachweise. Diese vielen kleinen Abläufe entscheiden im Alltag darüber, wie viel Zeit für Organisation benötigt wird und wie viel Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt.

Eine Investition in Mitarbeiter und Verwaltung
Bei der Haushaltsplanung 2027 werden viele Entscheidungen mit Blick auf Bürger getroffen. Das ist wichtig. Gleichzeitig lohnt sich ein Blick auf die Arbeitsabläufe, die Mitarbeiter und Führungskräfte jeden Tag begleiten.
Die Digitalisierung der Zeiterfassung wird dabei häufig unterschätzt. Dabei begleitet sie Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalverantwortliche jeden Tag und berührt zahlreiche Abläufe innerhalb einer Verwaltung. Wer diese Prozesse vereinfacht, reduziert Verwaltungsaufwand, schafft Transparenz über verfügbare Ressourcen und gewinnt Zeit für die Aufgaben, die Bürger unmittelbar wahrnehmen.

Sie möchten die ZEUS® Zeiterfassung live kennenlernen? Dann besuchen Sie ISGUS auf dem 7. AKDB Kommunalforum am 29. Oktober 2026 in München. Wir freuen uns auf den persönlichen Austausch und darauf, mit Ihnen über die Zukunft moderner Verwaltungsarbeit in Städten, Gemeinden und öffentlichen Einrichtungen zu sprechen.

Eine Arbeitsunfähigkeit ist zunächst ein ganz normaler Vorgang in der Personalverwaltung. Kommt es jedoch innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu mehreren Fehlzeiten, kann eine wichtige Frage entstehen: Handelt es sich bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit um eine neue Erkrankung, oder kann sie einer bereits bestehenden Vorerkrankung zugerechnet werden? Genau für diese Prüfung wurde das Dialogverfahren zur Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen, kurz EEL-Verfahren, geschaffen.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Die relevanten Fehlzeiten müssen betrachtet, die Voraussetzungen für eine Anfrage geprüft und die Rückmeldung des Sozialversicherungsträgers anschließend korrekt verarbeitet werden. ZEUS® unterstützt dabei, die notwendigen Informationen strukturiert zu erfassen und die Rückmeldungen zuverlässig in den weiteren Prozess zu übernehmen.

EEL und Zeiterfassung: warum die Verbindung entscheidend ist
Die notwendigen Informationen entstehen nicht erst beim EEL-Abruf. Sie sind bereits Bestandteil der täglichen Zeiterfassung:

• Arbeitsunfähigkeiten werden als Fehlzeiten geführt.
• Über die eAU können Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bereitgestellt und im digitalen Prozess berücksichtigt werden.
• Beginn und Ende von Fehlzeiten sind im Personalkalender dokumentiert.
• Bereits vorhandene Fehlzeiten können für die Prüfung relevanter Vorerkrankungen herangezogen werden.
• Stammdaten bilden die Grundlage für den elektronischen Datenaustausch.
• Rückmeldungen müssen anschließend wieder einem konkreten Vorgang zugeordnet werden.

Die Zeiterfassung verfügt damit bereits über einen großen Teil der Informationen, die für den EEL-Prozess relevant sind. Statt einen zusätzlichen, vom Zeiterfassungssystem losgelösten Prozess aufzubauen, integriert ZEUS® das EEL-Verfahren direkt in die bestehende Anwendung. Das macht einen entscheidenden Unterschied.

Von der Fehlzeit zur EEL-Anfrage
In ZEUS® werden die relevanten Arbeitsunfähigkeiten im System abgebildet. Die über die eAU bereitgestellten Informationen können dabei in den digitalen Prozess einfließen. Sind die Voraussetzungen für eine Vorerkrankungsanfrage erfüllt, erhält der Benutzer eine entsprechende Information. Der Status der Anfrage wird dabei direkt im System sichtbar. Im Personalkalender arbeitet ZEUS® mit unterschiedlichen Statuskennzeichnungen:

• Blau: eine Vorerkrankungsanfrage kann gestellt werden.
• Gold: die Anfrage wurde gestellt, eine Antwort steht noch aus.
• Grün: es wurden anrechenbare Zeiten für die angefragte Arbeitsunfähigkeit zurückgemeldet.
• Rot: es liegen keine anrechenbaren Zeiten für eine bestehende Vorerkrankung vor.

Weitere Status kennzeichnen beispielsweise eine noch ausstehende AU-Bescheinigung, eine laufende Prüfung oder eine stornierte Anfrage. Damit wird aus einem komplexen administrativen Vorgang ein visuell nachvollziehbarer Prozess innerhalb der ZEUS® Zeiterfassung.

Vorerkrankungen prüfen, ohne zwischen Systemen zu wechseln
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der direkten Verknüpfung mit den bestehenden ZEUS® Daten. Die Anfrage kann beispielsweise direkt aus dem Personalkalender über das Kontextmenü der betreffenden Arbeitsunfähigkeit gestartet werden. Alternativ steht eine Übersicht der Vorerkrankungsanfragen zur Verfügung. Auch die Rückmeldungen werden wieder in ZEUS® verarbeitet.

So kann beispielsweise direkt nachvollzogen werden, ob anrechenbare Zeiträume vorhanden sind. Liegen solche Zeiträume vor, werden diese in der Detailübersicht aufgeführt; zusätzlich wird die Summe der anrechenbaren Tage dargestellt. Die Information bleibt damit dort, wo sie im Arbeitsalltag benötigt wird: in der Zeiterfassungslösung. Das EEL-Modul in ZEUS® wurde am 8. Mai 2026 durch die ITSG zertifiziert.

ZEUS® verbindet Daten, Prüfung und Rückmeldung
Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer reinen elektronischen Übermittlung und einem integrierten digitalen Prozess.

ZEUS® unterstützt den gesamten Ablauf:

• Arbeitsunfähigkeit erfassen: die relevante Fehlzeit ist im ZEUS® Personalkalender vorhanden.
• Voraussetzungen erkennen: ZEUS® stellt fest, wenn die Voraussetzungen für eine Vorerkrankungsanfrage erfüllt sind.
• Anfrage auslösen: die Vorerkrankungsanfrage kann direkt aus dem Kalender oder aus der entsprechenden Übersicht gestartet werden.
• Antwort abrufen: die Rückmeldung des Sozialversicherungsträgers wird elektronisch abgerufen und dem Vorgang zugeordnet.
• Ergebnis nachvollziehen: anrechenbare Zeiträume und der jeweilige Bearbeitungsstatus werden direkt in ZEUS® dargestellt.

Damit entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow, von der Fehlzeit bis zur Rückmeldung über mögliche anrechenbare Vorerkrankungen.

Warum eine integrierte Lösung für HR einen Unterschied macht
Das EEL-Verfahren zeigt exemplarisch, wie sich die Anforderungen an eine digitale Zeiterfassungslösung verändern. Eine Zeiterfassung muss heute nicht mehr nur dokumentieren, wann Mitarbeiter gearbeitet haben. Sie muss Informationen strukturiert verarbeiten, mit anderen Systemen kommunizieren und Personalprozesse digital unterstützen.

Gerade bei komplexeren Fehlzeitenprozessen wird das deutlich: die Arbeitszeitdaten sind bereits vorhanden. Die Fehlzeiten sind bereits dokumentiert. Die relevanten Mitarbeiter- und Stammdaten sind bereits im System. Warum also für die anschließende Prüfung einen separaten Prozess aufbauen? ZEUS® führt diese Informationen zusammen und macht das EEL-Verfahren direkt innerhalb der bestehenden Zeiterfassung nutzbar.

ZEUS® macht aus Zeitdaten digitale HR-Prozesse
Mit dem EEL-Verfahren erweitert ZEUS® die digitale Zeiteiterfassung um einen weiteren automatisierten Prozess. Von der Erfassung der Arbeitszeit über die Verwaltung von Fehlzeiten bis zur digitalen Prüfung von Vorerkrankungen: ZEUS® bringt die relevanten Informationen zusammen und macht komplexe HR-Prozesse transparenter. Das Ergebnis sind weniger Systemwechsel, klare Statusinformationen und ein durchgängiger digitaler Prozess für die Personalverwaltung.

Wer diese Prüfung erst 2027 beginnt, riskiert unnötigen Zeitdruck und zusätzlichen manuellen Aufwand. Wer jetzt handelt, kann die BVV-Anforderungen zum Anlass nehmen, seine HR-Prozesse insgesamt effizienter und zukunftssicherer aufzustellen.

Die digitale Personalakte: strukturiert, zentral und schnell verfügbar

Papierakten, dezentrale Dateiablagen und manuelle Suchprozesse erschweren den Arbeitsalltag in vielen Personalabteilungen. Dokumente müssen gesucht, geprüft, weitergeleitet und teilweise mehrfach abgelegt werden. Gleichzeitig fehlt häufig eine zentrale Übersicht darüber, bei welchen Personalakten Unterlagen vollständig sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Die digitale Personalakte in ZEUS® HR-Management bündelt relevante Personaldokumente zentral und strukturiert. Berechtigte Personen können benötigte Unterlagen schneller finden, bearbeiten und nachvollziehbar verwalten. Der Dokumentenstatus macht sichtbar, bei welchen Akten Unterlagen fehlen oder Bearbeitungen noch ausstehen.

Damit schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für die elektronische Verwaltung relevanter Entgeltunterlagen und reduzieren gleichzeitig Suchzeiten, Medienbrüche und manuelle Nacharbeiten. Das entlastet Ihr HR-Team und schafft Freiräume für Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung und die Besetzung kritischer Vakanzen.

Das HR-Dashboard: Personaldaten für bessere Entscheidungen nutzen

Eine digitale Ablage schafft Ordnung. Strategische Personalarbeit braucht zusätzlich einen schnellen Überblick über relevante Entwicklungen. Das HR-Dashboard in ZEUS® HR-Management bereitet Personaldaten übersichtlich auf und unterstützt Sie dabei, Zusammenhänge frühzeitig zu erkennen.

Mit dem Dashboard Designer stellen Sie Ihre Übersichten passend zu Ihren Anforderungen zusammen. Über ein flexibles Rastersystem lassen sich Widgets individuell anordnen und gestalten. So erhält jede Rolle genau die Informationen, die sie für das Tagesgeschäft, Reportings und strategische Entscheidungen benötigt. Je nach Konfiguration können Sie unter anderem folgende Informationen auswerten:

• Altersstruktur und Durchschnittsalter: Erkennen Sie frühzeitig, in welchen Bereichen Nachfolgeplanung, Wissenstransfer oder gezielte Personalentwicklung erforderlich werden.
• Geschlechterverteilung und Betriebszugehörigkeit: Schaffen Sie eine strukturierte Datengrundlage für Personalplanung, Mitarbeiterbindung und Diversity-Maßnahmen.
• Anwesenheit: Behalten Sie die aktuelle personelle Verfügbarkeit im Blick und reagieren Sie schneller auf Engpässe.
• Aufgaben und Prozesse: Bündeln Sie offene Aufgaben, verfolgen Sie Bearbeitungsstände und reduzieren Sie das Risiko, dass Fristen oder Zuständigkeiten übersehen werden.
• Dokumentenstatus: Erkennen Sie auf einen Blick, bei welchen Personalakten Unterlagen fehlen oder Bearbeitungsschritte noch ausstehen.

Der konkrete Mehrwert zeigt sich im Arbeitsalltag: Ein Blick auf die Altersstruktur kann einen anstehenden Nachfolge- oder Wissenstransferbedarf sichtbar machen. Die Anwesenheitsauswertung unterstützt die Kapazitätsplanung. Der Dokumentenstatus zeigt, wo vor einer Prüfung noch Handlungsbedarf besteht. Und zentrale Aufgabenübersichten helfen dabei, HR-Prozesse zuverlässig nachzuverfolgen.

So wird das HR-Dashboard nicht nur zu einem Reporting-Instrument, sondern zu einer Grundlage für schnellere und fundiertere Personalentscheidungen.

Der ROI-Rechner: Einsparpotenziale nachvollziehbar machen

Eine neue HR-Lösung muss nicht nur fachlich passen, sondern auch wirtschaftlich überzeugen. Der ROI-Rechner unterstützt Sie dabei, den möglichen Nutzen der Digitalisierung für Ihr Unternehmen greifbar zu machen.

Auf Basis Ihrer individuellen Ausgangssituation erhalten Sie eine erste Orientierung, welche Effekte durch digitalisierte und standardisierte HR-Prozesse möglich sind. Betrachtet werden unter anderem Potenziale durch weniger manuelle Dateneingaben, kürzere Such- und Bearbeitungszeiten, zentral verfügbare Personaldokumente, reduzierte Abstimmungen und übersichtlichere Prozesse und Auswertungen.

Das Ergebnis hilft Ihnen, die Digitalisierung gegenüber Geschäftsführung und IT nachvollziehbar zu begründen und erste Prioritäten für die Budgetplanung zu setzen. Der ROI-Rechner ersetzt keine individuelle Projektkalkulation, bietet Ihnen aber einen konkreten Einstieg in die Bewertung Ihrer aktuellen Prozesse.

ZEUS® Cloud-Entry: Von on premise in die Cloud, ohne vollständigen Neustart

Viele Unternehmen erkennen den Nutzen moderner HR-Software, zögern aber vor der Einführung. Die Gründe sind nachvollziehbar: bestehende Systeme, gewachsene Datenstrukturen, hoher Zeitdruck und die Sorge, dass eine Migration den laufenden Betrieb beeinträchtigt.

Für bestehende ZEUS® Installationen bietet ZEUS® Cloud-Entry einen strukturierten Weg von der on premise Umgebung in die ISGUS Cloud. Ihre bestehende ZEUS® Lösung bildet dabei die Grundlage für den Wechsel. Der Umstieg bedeutet somit keinen vollständigen Neustart, sondern eine gezielte Weiterentwicklung Ihrer bestehenden Umgebung.

Ihre gewachsenen Daten und Strukturen werden in die Migrationsplanung einbezogen. Gemeinsam mit ISGUS prüfen Sie, welche Voraussetzungen erfüllt sind, welche Schritte erforderlich werden und wie die Umstellung zu Ihren Abläufen passt. Die Systemunterbrechung während der Migration beträgt nach Angaben von ISGUS lediglich einen halben Tag. Die Zeit- und Betriebsdatenerfassung, ZEUS® mobile und die Zutrittskontrolle können während der Umstellung weiter genutzt werden.

So adressiert Cloud-Entry eine der größten Hürden bei Digitalisierungsprojekten: den befürchteten Aufwand der Umstellung. Gleichzeitig schaffen Sie eine cloudbasierte Grundlage für die weitere Nutzung und den Ausbau Ihrer ZEUS® Lösung, einschließlich digitaler Personalakte, HR-Dashboard und weiterer HR-Management Funktionen.

Bereit für 2027? Die BVV-Pflicht ist ein konkreter Anlass, Ihre HR-Prozesse jetzt zu prüfen. Der langfristige Nutzen liegt in einer zentralen Lösung, die relevante Personaldokumente strukturiert verwaltet, HR-Kennzahlen transparent macht und Ihr Team im Tagesgeschäft entlastet.

Eine aktuelle Umfrage des Galileo Institut für Human Excellence in Köln bestätigt dieses Spannungsfeld. 52,56 Prozent der befragten 82 Führungskräfte empfinden die zunehmende Komplexität der Aufgaben als größte Herausforderung. Rund die Hälfte leidet unter dem Widerspruch, dass Planbarkeit erwartet, aber immer schwerer möglich ist. Und etwa ein Drittel beklagt den fehlenden Freiraum zum Gestalten.

Wenn Führungskräfte sich im administrativen Kleinklein verlieren, hat das Folgen – nicht nur für sie selbst, sondern für das ganze Unternehmen:

• Weniger Zeit für Mitarbeiterführung: Persönliche Gespräche, Coaching und Teamentwicklung geraten ins Hintertreffen.
• Verpasste Innovationschancen: Kreative Ideen brauchen Freiräume – die im Bürokratiedschungel verloren gehen.
• Sinkende Motivation: Führungskräfte, die selbst blockiert sind, können schwerlich andere inspirieren.

Digitale Unterstützung als Hebel für moderne Führung

Führungskräfte müssen diesem Dilemma nicht hilflos ausgeliefert bleiben. Moderne digitale Lösungen bieten heute zahlreiche Möglichkeiten, den administrativen Ballast spürbar zu reduzieren und wieder Raum für echte Führungsarbeit zu schaffen. Ein Beispiel hierfür ist das ZEUS® Workforce Management von ISGUS. Dieses System wurde speziell entwickelt, um Prozesse in den Bereichen Zeiterfassung, Personalplanung und HR-Management zu automatisieren und zu vereinfachen – und damit eine zentrale Entlastung für Führungskräfte und HR-Verantwortliche zu schaffen.

Durch die Digitalisierung solcher Prozesse werden viele Arbeitsschritte, die bislang manuell und zeitaufwendig erledigt werden mussten, effizient und transparent abgebildet. Anstatt Stunden in Tabellen, Absprachen oder Abstimmungen zu investieren, können Führungskräfte in Echtzeit auf aktuelle Daten zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen. Das bedeutet: weniger Fehler, weniger Doppelarbeit und ein klarer Fokus auf das Wesentliche.

Der Nutzen von ZEUS® Workforce Management geht allerdings weit über eine reine Zeitersparnis hinaus:

• Mehr Transparenz: Führungskräfte und Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, etwa zu Arbeitszeiten, Urlaubsständen oder Schichtplänen. Das schafft Vertrauen und verhindert Missverständnisse.
• Höhere Effizienz: Standardisierte, digitale Abläufe verkürzen Prozesse, senken Verwaltungskosten und entlasten ganze Teams.
• Mehr Fairness und Nachvollziehbarkeit: Klare Regeln und nachvollziehbare Entscheidungen, etwa bei der Einsatzplanung, tragen zu einer gerechteren Arbeitsorganisation bei.
• Stabile Qualität: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehlerquellen und sorgen dafür, dass interne Standards konsequent eingehalten werden.

Vor allem aber schafft digitale Unterstützung das, was Führungskräfte heute am dringendsten brauchen. Sie bietet mehr Freiheit für strategische Aufgaben und die Arbeit mit Menschen. Wenn Routineprozesse zuverlässig im Hintergrund laufen, können Manager und Managerinnen sich wieder darauf konzentrieren, Teams zu entwickeln, kreative Ideen voranzutreiben und die Unternehmenskultur aktiv zu gestalten.

Weniger Verwaltung, mehr Führung

Die moderne Arbeitswelt verlangt von Führungskräften viel – doch sie brauchen den passenden Rahmen, um diese Aufgaben auch erfolgreich zu meistern. Veraltete Systeme dürfen dabei kein Bremsklotz sein. Wer in digitale Workforce Management Lösungen investiert, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch die Grundlage für eine positive Unternehmenskultur und eine zukunftsfähige Führung.

Am Ende geht es nicht darum, mehr zu arbeiten, sondern besser – und wieder Raum für das zu schaffen, was Führung wirklich bedeutet: Menschen verbinden, Visionen entwickeln und Teams zum Erfolg führen.

Kulturwandel in der Arbeitswelt durch Digitalisierung
Die Digitalisierung verändert nicht nur Prozesse und Technologien – sie verändert vor allem die Art, wie wir arbeiten, kommunizieren und führen. Ein echter Kulturwandel ist im Gange, der alle Bereiche der Arbeitswelt durchdringt. Flexibilität, Transparenz und Selbstverantwortung rücken in den Mittelpunkt. Mobile Arbeitsformen, digitale Tools und cloudbasierte Lösungen machen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten möglich. Teams arbeiten zunehmend virtuell zusammen – über Abteilungen, Standorte und sogar Ländergrenzen hinweg.

ISGUS als verlässlicher Technologiepartner
Mitten in diesem dynamischen Prozess steht ISGUS als führendes Software- und Systemhaus mit seinen modularen Lösungen bereit. Seit Jahrzehnten begleitet ISGUS Unternehmen aller Branchen bei der digitalen Modernisierung ihrer Personalprozesse – mit fundierter Expertise, technologischer Innovationskraft und einem bewährten, ganzheitlichen Lösungsansatz. Digitale Systeme wie ZEUS® Workforce Management von ISGUS unterstützen Unternehmen dabei, diesen Wandel aktiv zu gestalten. Sie schaffen Transparenz, automatisieren Routineaufgaben und ermöglichen eine moderne, mitarbeiterorientierte Arbeitsorganisation.
ZEUS® Workforce Management von ISGUS ist eine flexibel kombinierbare Systemlösung, die mehr ist als nur eine Software. Sie integriert Zeiterfassung, HR-Management, Personaleinsatzplanung, Leistungs- und Betriebsdatenerfassung sowie Zutrittskontrolle. Ob im Mittelstand, in Großkonzernen oder in der öffentlichen Verwaltung: ISGUS setzt auf maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Anforderungen.

Digitalisierung mit System
Ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice: mit ZEUS® mobile haben Ihre Mitarbeitenden die Zeiterfassung jederzeit griffbereit. Die mobile App für Smartphones und Tablets sowie moderne Terminals und Zutrittsleser der IT-Serie schaffen eine nahtlos integrierte, digitale Systemlandschaft. Sie automatisiert Routinen, reduziert Verwaltungsaufwand und schafft Raum für das Wesentliche: strategisches Arbeiten und zufriedene Teams. Dabei wächst ZEUS® mit Ihren Anforderungen – modular, skalierbar und hochgradig flexibel. Egal ob Mittelstand oder Großunternehmen. Die Lösung passt sich Ihrer Organisation an und unterstützt Sie dabei, den steigenden Anforderungen der digitalen Arbeitswelt souverän zu begegnen.

Immer verbunden mit der Cloud: sicher und effizient
Mit ZEUS® Software as a Service, gehostet in unserem ISGUS Rechenzentrum, das mit einem ISO 27001 zertifizierten ISMS betrieben wird, garantiert unsere Cloud höchste Sicherheitsstandards.Profitieren Sie von einer leistungsstarken Cloud Lösung. Sie sind rund um die Uhr mit Ihrem System verbunden. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle – unabhängig von Ort oder Gerät. Die ISGUS Cloud spart nicht nur Infrastrukturkosten, sondern bringt auch klare Vorteile für Ihre Budgetplanung und IT-Sicherheit. In Kombination mit den ZEUS® Modulen für Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, HR-Management und Zutrittskontrolle entsteht ein echter Mehrwert, der im Wettbewerb den entscheidenden Unterschied macht.

ISGUS: ein Partner, auf den Sie zählen können
Über 15.000 Kunden weltweit vertrauen auf ISGUS, viele von ihnen seit Generationen. Ob Industrie, Logistik, Gesundheitswesen, Finanzsektor oder öffentliche Verwaltung. ISGUS Lösungen sind bewährt, anerkannt und flächendeckend im Einsatz. Dahinter stehen nicht nur technische Exzellenz, sondern auch persönliche Nähe und zuverlässiger Service durch ein dichtes Netz an Vertriebs- und Servicezentren.

Digitalisierung beginnt heute mit Lösungen, die wirken
Die Arbeitswelt ist im Wandel und ISGUS liefert die Werkzeuge, um diesen Wandel aktiv zu gestalten. Mit praxisorientierten, wirtschaftlich sinnvollen und zukunftssicheren Lösungen bringen wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen konkret voran. Nicht irgendwann. Sondern jetzt.