KIDICAP.People: Smarte HR-Administration für die digitale Zukunft

Die Herausforderungen im Personalmanagement wachsen – steigende Anforderungen an Compliance, komplexe Verwaltungsprozesse und der Wunsch nach mehr Effizienz erfordern eine innovative Lösung. KIDICAP.People bietet genau das: Eine zentrale Plattform, die Personalverwaltung vereinfacht, Mitarbeitenden mehr Self-Service-Möglichkeiten bietet und HR-Abteilungen durch automatisierte Workflows entlastet. Zahlreiche Standardvorgänge und digitale Personalprozesse sind bereits enthalten und können individuell konfiguriert werden. Das Zusammenspiel ist durchgehend zur digitalen Personalakte und anderen KIDICAP-Modulen gewährleistet.

Philipp Grévy, Chief Sales Owner Sales & Marketing bei KIDICAP., ergänzt: „Ich freue mich sehr, dass wir termintreu und wie bereits im Vorfeld angekündigt neben unseren anderen neuen Produkten, wie KAIA – die KIDICAP KI, nun auch KIDICAP.People in den Markt bringen konnten. Besonders die zentrale Personalverwaltung wird die tägliche Arbeit erheblich vereinfachen und die Fehlerquote in der Gehaltsabrechnung deutlich reduzieren.“

Ein Blick in die Zukunft des HR-Managements

Mit KIDICAP.People treibt KIDICAP. die digitale Transformation im Personalmanagement weiter voran. Die Software vereint innovative Technologie mit praxisnahen Funktionen, um HR-Abteilungen optimal zu unterstützen. Dank der modularen Struktur und der Integration in bestehende KIDICAP.-Lösungen profitieren Unternehmen von einer durchgängigen, sicheren und zukunftssicheren Lösung.

Für weitere Informationen besuchen Sie www.kidicap.de oder vereinbaren Sie eine persönliche Beratung.

Die beiden Nachwuchsprogrammierer Mingzhang (11 Jahre) und Leonid (12 Jahre) sicherten sich den ersten Platz in der Kategorie RoboMission Elementary. Nach einem vielversprechenden Auftakt am ersten Wettkampftag, der das Team auf Platz 9 brachte, zeigten die jungen Talente ihre beeindruckenden Fähigkeiten. Mit einer herausragenden Leistung im ersten Lauf gelang der Sprung an die Spitze. Im entscheidenden zweiten Lauf verteidigten sie souverän den ersten Platz und machten den historischen Sieg perfekt.

„Wir sind unglaublich stolz auf Mingzhang und Leonid. Ihre Leistung zeigt, wie viel Potenzial in unseren Nachwuchstalenten steckt“, sagt Patrick Weber, Geschäftsführer bei der GIP GmbH.

Das GIP Robotics Team blickt bereits auf die nächste Herausforderung: 2025 wird das Weltfinale in Singapur ausgetragen. Um den Titel zu verteidigen, müssen sich die Nachwuchsprogrammierer zunächst erneut auf regionaler und nationaler Ebene behaupten.
„Nach dem Event ist vor dem Event. Unser Ziel ist es, 2025 wieder ganz oben auf dem Podium zu stehen“, so das Team.

Mit ihrem historischen Sieg hat das GIP Robotics Team nicht nur den ersten Platz errungen, sondern auch junge Talente in den Fokus gerückt und bewiesen, dass Innovation und Teamgeist der Schlüssel zu herausragenden Leistungen sind.

KIDICAP. bietet umfassende Expertise mit über 25.000 Kunden, die mehr als 2,2 Millionen Personalfälle pro Monat nutzen. Die Software ist aus diesen Sektoren nicht mehr wegzudenken. KIDICAP. bietet spezialisierte Module wie KIDICAP.People für umfassendes Personalmanagement, KIDICAP.Payroll für präzise Entgeltabrechnung, KIDICAP.Travel für effizientes Reisemanagement sowie KIDICAP.Time für flexible Zeitwirtschaft.

Die neue Website bietet einen verbesserten Zugang zu Informationen und erleichtert es den Nutzern, sich über die vielfältigen Funktionen von KIDICAP. zu informieren. Das moderne und responsive Design sorgt dafür, dass die Website auf allen Endgeräten optimal angezeigt wird und den veränderten Nutzungsgewohnheiten gerecht wird. Darüber hinaus ist die Website barrierefrei gestaltet und für alle Menschen, unabhängig von individuellen Einschränkungen, leicht zugänglich. Besucher der Website können sich zudem über einen Klickdummy gleich einen ersten Eindruck der Software verschaffen und die Benutzerfreundlichkeit sowie die Funktionen von KIDICAP. interaktiv erleben.

„Mit der neuen Website und dem aktualisierten Corporate Design gehen wir einen wichtigen Schritt in die Zukunft“, erklärt Philipp Grévy, Chief Sales Owner (CSO) Sales & Marketing, GIP GmbH.
„KIDICAP. zeichnet sich durch seine schnelle Implementierung, niedrige Produktionskosten und die Anpassungsfähigkeit an gesetzliche und tarifliche Änderungen aus.“

Ein besonderes Highlight der neuen Website ist der Wissensbereich, in dem regelmäßig Beiträge zu aktuellen Trends und Entwicklungen in den Bereichen HR- und Payroll-Lösungen für den öffentlichen Sektor, das Gesundheitswesen sowie weitere Sektoren veröffentlicht werden. Zusätzlich finden Interessenten exklusive Interviews mit Experten und wertvolle Einblicke in neue Technologien und Best Practices.

Neben dem Wissensbereich gibt es spezielle Bereiche, die den Zugang zu wichtigen Ressourcen, Dokumentationen und Support-Materialien bieten. Auch Unternehmensnachrichten sowie Informationen zu offenen Stellen sind jetzt einfacher und intuitiver zugänglich.

Besuchen Sie die neue Website unter www.kidicap.de und erfahren Sie mehr über unsere innovativen Softwarelösungen. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit von KIDICAP. direkt über den Klickdummy und entdecken Sie, wie unsere Lösungen Ihre Personalprozesse effizienter und flexibler gestalten. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam die Zukunft des Personalmanagements zu gestalten.

Das Ergebnis war ein gelungener Tag mit 24 wissbegierigen Mädchen, die – wie wir – keine Lust auf Vorurteile und Genderrollen haben. Unser Programm war bunt gemischt, genauso wie der reale Arbeitsalltag. Es ist uns besonders wichtig zu zeigen, dass IT nicht zwangsweise bedeutet, acht Stunden vor dem Rechner zu sitzen.

Produktentwicklung mit LEGO®

Zu den einzelnen Stationen gehörte zum einen die Produktentwicklung mit LEGO®, wo innerhalb eines kleinen Workshops spielerisch die Prozessoptimierung rund um das Thema Hausaufgaben durchgespielt wurde. Dabei kamen unglaublich kreative Ideen zusammen. Übrigens mussten die passenden Bausteine nicht extra dafür angeschafft werden – die LEGO® SERIOUS PLAY® Methode hat sich tatsächlich für die Förderung von innovativem und kreativem Denken bewährt.

Praktische Programmierung

Das Highlight aus letztem Jahr, die praktische Programmierung, hat natürlich auch diesmal für viel Spaß und strahlende Gesichter gesorgt. Mit Hilfe von Bedingungen und Schleifen in Scratch sollten die Mädchen einen LEGO® Roboter durch ein Labyrinth führen. Diese Methode dient gerade Kindern und Jugendlichen, die vorher noch nicht so viel mit Programmierung zu tun hatten, visuell an das Thema heranzutreten.

Rechner zusammenbauen

Unsere interne IT hat die Mädchen Computer auseinandernehmen und wieder zusammenbauen lassen und dabei die unterschiedlichen Teile, aus denen ein Computer besteht, genau unter die Lupe nehmen lassen. Auch hier ist es besonders der praktische Anteil, der nachhaltig in Erinnerung bleibt.

Digitale Barrierefreiheit

u guter Letzt gab es noch die Station „Digitale Barrierefreiheit“, in der wir deutlich gemacht haben wie wichtig es ist, Anwendungen möglichst barrierefrei zu gestalten, damit alle Menschen die Chance haben, diese auch zu verwenden. Dazu haben wir die Mädchen Brillen aufsetzen lassen, die verschiedene Augenkrankheiten simulieren. Damit sollten sie dann probieren sollten, ihr Smartphone zu bedienen und verschiedene Aufgaben zu lösen.

Vielen Dank an Woche des Sehens für die Bereitstellung des Materials.

Das Feedback der Mädchen war durchweg positiv und wenn auch nur eine der 24 sich später für einen Berufsweg in der IT entscheidet, haben wir unser Ziel erfüllt!

Folge uns gern auf Social Media, um über zukünftige Veranstaltungen und unsere Arbeit informiert zu bleiben.

In einem inspirierenden Ambiente erlebten die Gäste hautnah, wie abwechslungsreich und spannend die Ausbildung bei KIDICAP ist. Die Veranstaltung umfasste eine Reihe von Workshops, in denen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer praktische Erfahrungen sammeln konnten, sowie informative Präsentationen und Diskussionsrunden mit unseren Ausbilderinnen und Ausbildern. Besonders begehrt waren die interaktiven Stationen, die einen praktischen Einblick in die täglichen Aufgaben und Herausforderungen unserer Azubis ermöglichten.

Ein Highlight der Nacht war die Live-Demo unserer neuesten Projekte, die die Innovationskraft und Kreativität unserer Auszubildenden eindrucksvoll zur Schau stellten. Außerdem standen ehemalige und aktuelle Auszubildende Rede und Antwort und berichteten von ihren persönlichen Erfahrungen und Erfolgen bei KIDICAP.

Wir möchten uns herzlich bei allen Besuchern für ihr Interesse und ihre Teilnahme bedanken. Die Nacht der Ausbildung 2024 war ein bedeutender Schritt, um zukünftige Talente für unsere Branche zu begeistern und ihnen zu zeigen, wie vielfältig und spannend eine Karriere bei KIDICAP sein kann.

Für weitere Eindrücke und Details zu unserer Ausbildungswelt, schauen Sie sich die Fotos und Berichte von der Veranstaltung an. Wir freuen uns schon auf die nächste Gelegenheit, Ihnen unsere Welt näherzubringen!

Unsere digitalen Angebote, einschließlich unserer Webseite, sind nach den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) gestaltet, um eine klare Navigation, kontrastreiche Farben und textbasierte Alternativen für visuelle Inhalte zu bieten. So stellen wir sicher, dass unsere Online-Präsenz für alle Nutzer zugänglich ist.

Auch unsere physischen Räumlichkeiten sind barrierefrei gestaltet. Rollstuhlgerechte Zugänge, barrierefreie Sanitäranlagen und angepasste Arbeitsplätze sind für uns selbstverständlich. Darüber hinaus bieten wir Informationen in verschiedenen Formaten an, darunter Großdruck, einfache Sprache und Gebärdensprache, um eine inklusive Kommunikation zu gewährleisten. Unsere Mitarbeiter sind geschult, um barrierefreie Kommunikation zu unterstützen und auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Technologische Hilfsmittel wie Bildschirmlesegeräte, Sprachsteuerungssysteme und adaptive Eingabegeräte kommen zum Einsatz, um unseren Kunden und Mitarbeitern den Zugang zu unseren Services zu erleichtern. Wir arbeiten kontinuierlich daran, diese Angebote weiter zu verbessern und zu erweitern.

Als Mitglied der IAAP bleiben wir stets auf dem neuesten Stand der Technik und Best Practices im Bereich der Barrierefreiheit. Durch regelmäßige Überprüfungen und Feedback von Nutzern und Mitarbeitern identifizieren wir Verbesserungsbedarf und setzen gezielte Maßnahmen um, um die Barrierefreiheit weiter zu optimieren.

Wir freuen uns, bekannt zu geben, dass der Evangelisch-lutherische Kirchenkreisverband Osnabrück-Stadt und -Land nun KIDICAP.next für sein Personalmanagement einführt. Mit dieser integrierten Lösung wird die Verwaltung von über 2.500 Personalfällen erleichtert und die Zusammenarbeit im Team verbessert.

Die Einführung von KIDICAP.next zeigt, wie wichtig es ist, mit modernen Tools und Technologien Schritt zu halten, um effizienter und effektiver zu arbeiten. 

In einer Zeit, in der digitale Transformation immer wichtiger wird, ist es inspirierend zu sehen, wie Organisationen wie der Evangelisch-lutherische Kirchenkreisverband Osnabrück-Stadt und -Land gemeinsam mit dem KIDICAP Service-Partner Comramo vorangehen.

Aber natürlich möchte ich das.

Das Evangelische Verwaltungs- und Serviceamt wurde zur Jahrtausendwende vom Evangelischen Verwaltungszweckverband Ortenau eingerichtet, zunächst mit Dienststellen in den großen Kreisstädten Kehl, Lahr und Offenburg. Im Februar 2020 wurden diese drei Dienststellen an einem zentralen Standort zusammengelegt. Hier arbeiten inzwischen mehr als 30 Mitarbeitern als Dienstleistern für die Gemeinden, den Bezirk und weitere kirchliche Einrichtungen.

Um welche Dienstleistungen geht es konkret?

Wir sind die zentrale Verwaltung der insgesamt 53 Evangelischen Kirchengemeinden mit 45 Kindertagesstätten im Kirchenbezirk Ortenau. Wir bieten Dienstleistungen im Bereich Finanzen, Verwaltungsgeschäftsführung für Kirchengemeinden und Kindertagesstätten, Bauabteilung, Kindertagesstätten und eben Personal.

In der Personalarbeit decken wir die komplette Bandbreite ab – und das ist weit mehr als nur die Verwaltung der Beschäftigten in unserem Zuständigkeitsbereich. Alleine unsere Beratungsaktivitäten nehmen viel Raum ein, auch in den wichtigen Bereichen des Mitarbeitervertretungsrechtes, des Arbeitsrechts und des Datenschutzes. Hinzu kommt wie gesagt alles, was im Personalmanagement anfällt.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Rahmen Ihrer Personaltätigkeit?

Eine sehr große – und das aus guten Gründen. Der Umzug unserer Dienststelle im Jahr 2020 bedeutete eine Verbesserung der bereichsübergreifenden Aufgabenwahrnehmung. Viele Prozesse im Personalwesen lassen sich durch die konsequente Nutzung von PO/Kidicap effizienter gestalten. Doch es war für alle Beteiligten ein Kraftakt, auch mit Blick auf den begrenzten Raum der neuen Zentralstelle für Personal. Wir mussten also Platz schaffen und haben mit den insgesamt 1.200 Personalakten angefangen, die damals noch in Papier existierten und nicht nur viele Regale füllten, sondern auch eine Menge an Energie und Zeit bei der Bearbeitung der einzelnen Personalfälle erforderten. Und wir haben gehandelt!

Wie lief dieser Prozess des digitalen Wandels ab?

Zunächst stellten wir unseren Partnern ZGAST Baden und KIDICAP die Gretchenfrage: Liebe ZGAST, liebe KIDICAP, was habt ihr digital auf dem Kasten – und wie könnt ihr uns helfen? Die Antworten haben uns gefallen – und wir führten als einer der Vorreiter ziemlich bald die eAkte von KIDICAP ein. Damit haben wir inzwischen drei Jahre Erfahrung und ich darf sagen: das hat sich gelohnt! Und wir wurden von KIDICAP und der ZGAST Baden immer sehr gut unterstützt!

Was hat sich genau gelohnt, was ist nun anders?

Die Vorteile der eAkte sind enorm. Wir wussten das vorher zwar in der Theorie, doch in der Praxis fühlt es sich letztlich noch besser an. Alleine schon die enorme Ersparnis an der Ressource Papier, da kommen gewaltige Mengen zusammen. Und wo kein Raum mehr für Papierberge notwendig ist, wird naturgemäß eine Menge Platz gespart. Das wirkt sich auch auf das Arbeitsklima aus. Wir können im wahrsten Sinne des Wortes inzwischen freier atmen.

Der Zugriff auf die Akte erfolgt nun vielfach schneller, denn niemand muss mehr wühlen und suchen – und viele Prozesse können von allen Beteiligten auch gleichzeitig abgewickelt werden. Das war mit der Papierakte alles nicht möglich.

Auch die vielen Filter- und Suchmöglichkeiten der digitalen Akte sind eine große Erleichterung, alles ist rasch auffindbar. Das spart viel Zeit und Nerven. Beides brauchen wir für die vielen anderen Aufgaben, die uns hier in HR bleiben.

Zusammenfassend bedeutete die eAkte das Ende des Papierkrieges – und wir hatten in Zeiten von Corona keine großen Probleme, weil der dezentrale Zugriff auf die digitalen Dokumente vom Homeoffice aus unkompliziert war.

„Der Zugriff auf die Akte erfolgt nun vielfach schneller, denn niemand muss mehr wühlen und suchen – und viele Prozesse können von allen Beteiligten auch gleichzeitig abgewickelt werden. Das war mit der Papierakte alles nicht möglich. “

Lena Roth über die Vortile der eAkte

Welche Rolle spielen Datenschutz und Datensicherheit im Rahmen der Digitalisierung der Personalakte?

Es ist viel sicherer geworden. Digital ist alles passwortbasiert und bestens geschützt. Das ist mit physischen Aktenschränken kaum in dieser Sicherheit zu leisten. Zudem besteht bei Papierakten immer das latente Risiko der Vernichtung, etwa durch Brand oder Wasserschaden – allen Vorsichtsmaßnahmen zum Trotze.

Wie sieht es mit dem Zugriff von Mitarbeiter:innen auf die eAkte aus?

Hier ist uns KIDICAP ebenfalls ein guter Partner, es wird viel aufgebaut und vereinfacht – zum Beispiel mit dem individuellen elektronischen Postfach für alle Beschäftigten. Über dieses Postfach können die Mitarbeiter:innen ihre digitalen Lohnabrechnungen und Bescheinigungen von überall aus unkompliziert abrufen. Wir müssen nichts mehr ausdrucken und danach postalisch versenden.

Außerdem wird es bald einen aktiven Self-Service geben, darauf freuen wir uns schon sehr. Alle Beschäftigten können dann bestimmte Änderungen wie ihre Bankverbindung oder ihre Adresse selbst eingeben. Auch das spart Platz und vermeidet Fehler.

Welche weiteren digitalen Erleichterungen haben Sie eingeführt?

Hier ist an erster Stelle KIDICAP.Vorlagen zu nennen. Diese smarte Lösung sorgt dafür, dass wir nur noch standardisierte Vorlagen erstellen und speichern müssen. Die zur individuellen Formulierung notwendigen Daten zieht das Verfahren aus dem jeweiligen Personalfall und fügt diese automatisch in den Brief ein. So können Kommunikationsprozesse zu Themen wie Schwangerschaft oder Elternzeit automatisiert abgewickelt werden, nichts wird vergessen.

Sie haben also in kurzer Zeit wichtige HR-Abläufe digitalisiert. Welche grundsätzlichen Erkenntnisse haben Sie aus diesen Projekten gezogen?

Erstens: Unsere Arbeitsbelastung hat sich insbesondere mit Blick auf administrative Arbeiten verändert. Jetzt haben wir mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Recruiting.
Zweitens: Es werden Fehler vermieden, weil wir weniger Medienbrüche haben. Drittens: Wir haben noch mehr Freude an der Arbeit.
Viertens: Wir sparen an der wertvollen Ressource Papier und leisten damit einen Beitrag zum Umweltschutz.
Fünftens: Die digitale Umstellung verursachte zunächst Mehrarbeit, doch inzwischen werden unsere modernen Prozesse sehr geschätzt, weil sie nicht nur uns, sondern auch den Beschäftigten viel Zeit sparen.
Sechstens: Wir können uns auf unsere Partner ZGAST Baden und KIDICAP vollumfänglich verlassen!

Kurzum: Wir fühlen uns befreit!

Liebe Frau Roth, wir danken Ihnen sehr für dieses Gespräch.