Aufgrund des pandemiebedingten Fachkräftemangels wächst die Sorge um die Suche nach den richtigen Talenten. HR-Teams müssen bei der Auswahl neuer Talente effizient und präzise vorgehen, da sie sonst Gefahr laufen, sie an einen Konkurrenten zu verlieren. Viele Unternehmen stehen vor der Notwendigkeit ihre Prüfungs- und Einstellungsprozesse zu straffen. Ein erhöhter Aufwand an Kreativität ist gefragt, um die besten Bewerber zu gewinnen. HR-Teams stehen offiziell unter Druck, eine Lösung für die aktuelle Situation zu finden.

Mayk Tilinski, Vice President EMEA von Kryon Systems, rät Unternehmen:

Personalbeschaffung ist ein kostspieliger Prozess

In Anbetracht der Situation, in der sich Unternehmen befinden, ist es für Personalvermittler entscheidend, sowohl Top-Talente zu gewinnen als auch eine optimale Recruitment-Erfahrung zu bieten.

Viele der für die Personalbeschaffung erforderlichen Aufgaben sind repetitiv und arbeitsintensiv. Eine einzige Neueinstellung kann die Personalabteilung bis zu drei Arbeitstagen an Zeitaufwand kosten, da Aufgaben wie das Screening von Lebensläufen eine umfangreiche Datenverarbeitung erfordern. Auch Prozesse wie Hintergrundüberprüfungen können zu einem Engpass bei der Einstellung werden. Ein zusätzliches Hindernis ist das erhöhte Risiko von fehlerhaften Angaben und Fehlern bei der Einhaltung von Vorschriften (Compliance Richtlinien), die sich aus der manuellen Datenverarbeitung ergeben können. Durch diese langwierigen Prozesse sind die Kandidaten anfällig für die Abwerbung durch Wettbewerber.

Wenn Personalverantwortliche unter Zeitdruck stehen, können sie übereilte Entscheidungen treffen, die zu Fehlbesetzungen führen. Das Screening von Bewerbern ist eine wichtige, aber zeitaufwändige Aufgabe, die, wenn sie übereilt durchgeführt wird, dazu führen kann, dass die zu besetzende Position und die ausgewählten Talente nicht optimal zusammenpassen. Diese Art von Aufgaben kann die Mitarbeiter*innen der Personalabteilung viel Zeit kosten und zu Engpässen in den Arbeitsabläufen führen. Hinzu kommt die Zeit, die für geringwertige Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird und die damit verbundenen Kosten.

Die Zukunft der Personalbeschaffung mittels Automatisierung

In der Personalabteilung können KI-gesteuerte RPA-Plattformen eingesetzt werden, um die manuellen und sich wiederholenden Aufgaben im Einstellungsprozess zu übernehmen. Dies verändert die Art und Weise, wie Personalvermittler ihre Zeit tagtäglich verbringen.

Nimmt man als Beispiel eine Zahl von täglich 9,8 Millionen Arbeitssuchenden und 250 Lebensläufen, die pro Stelle eingehen sowie einen durchschnittlichen Zeitaufwand von 6-8 Sekunden, den die Personalabteilung für die Sichtung jedes Lebenslaufs aufwendet, bevor sie sich der Sache annimmt, wird deutlich, wie viel Zeit für diese Tätigkeiten benötigt wird.

KI-gestützte RPA kann zur Durchführung von Hintergrundprüfungen und Bewerberscreenings eingesetzt werden, um den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu reduzieren. Darüber hinaus können Personalvermittler vordefinierte Regeln erstellen, nach denen RPA eine Auswahlliste der besten Kandidaten für Vorstellungsgespräche erstellt. Diese Werkzeuge sind besonders nützlich für Personalvermittler, die Lebensläufe auswählen, die die für eine Stelle erforderlichen Hard Skills aufweisen. Auf diese Weise können Personalverantwortliche bei der Sichtung von Hunderten von Bewerbungen Zeit sparen und sicherstellen, dass die in die engere Wahl gezogenen Bewerbungen am besten für das Unternehmen geeignet sind.

Ein weiterer Vorteil ist, dass RPA dazu beiträgt, menschliche Fehler zu reduzieren. Angebotsschreiben müssen den örtlichen und betrieblichen Vorschriften entsprechen und gleichzeitig für die gewünschten Kandidaten attraktiv sein. Dies kann zu einem zeitaufwändigen Prozess führen. RPA ist in der Lage, Angebotsschreiben zu automatisieren, die maßgeschneidert und genau sind.

Mit KI-gestützter RPA können Personalvermittler mehr Zeit damit verbringen, strategische Entscheidungen zu treffen, um die Personalbeschaffungsfunktion zu verbessern und mit marktweiten Entwicklungen Schritt zu halten. Da Roboter geringwertige Aufgaben erledigen, können sich die Mitarbeiter*innen stärker auf Kontakt mit den interessanten Bewerbern konzentrieren und so besser prüfen, ob sie in Bezug auf Werte und Ziele zum Unternehmen passen.

Insgesamt wird die Automatisierung des Einstellungsprozesses die Kosten für Neueinstellungen senken sowie Zeit für die Personalabteilung freisetzen, um sicherzustellen, dass die besten Kandidaten ausgewählt und zu erfolgreichen Mitarbeiter*innen werden. Die Zukunft der Personalbeschaffung wird darin bestehen, dass KI und Automatisierung durch RPA genutzt werden, um die Personalbeschaffung zu verbessern. Soft Skills wie Kreativität und Kommunikation werden für die Personalabteilung noch wichtiger werden, da Recruiter sich stärker auf die Umsetzung von Strategien zur Gewinnung von Spitzentalenten konzentrieren werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist ganz vorne mit dabei: 78 Prozent wünschen sich einen digitalen Assistenten, der ihnen repetitive und alltägliche Aufgaben abnimmt. Das ist nicht verwunderlich, da fast 32 Prozent der Angestellten einen halben Tag oder mehr für Aufgaben aufwenden, die Bots übernehmen können. Diese und andere Fakten nennt die neue Studie „2021 Automation and the Future of Work“ vom RPA-Anbieter Kryon.

Die globale Umfrage wurde in Auftrag gegeben, um die sich verändernden Rahmenbedingungen zur Arbeitsplatzautomatisierung zu untersuchen. Dafür wurden 300 Führungskräfte und Fachpersonal in Unternehmen mit einer Größe von 1.000 bis 10.000+ Mitarbeitern in den USA, EMEA und APAC interviewt. Die Befragten arbeiten in verschiedenen Abteilungen, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Finanzen, Betrieb und Lohnbuchhaltung sowie in Call Centern.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

Viel Potenzial ist noch ungenutzt

Laut der Studie verbringt die Mehrheit der Mitarbeiter 30 Prozent ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben, die Bots übernehmen können. Bei 32 Prozent ist es sogar ein halber Tag oder noch mehr. Am stärksten betroffen sind Versicherungen, Banken sowie der Einzelhandel und eCommerce.

Bereit für den digitalen Zwilling

Die Mitarbeiter stehen der Automatisierung positiv gegenüber. Sie gehört für sie zum Arbeitsalltag und unterstützt sie produktiver zu sein, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. 78 Prozent wünschen sich einen digitalen Assistenten, der ihnen repetitive und alltägliche Aufgaben abnimmt. Mehr als die Hälfte der Befragten möchte proaktiv benachrichtigt werden, wenn etwas während ihrer täglichen Arbeit automatisiert werden kann.

Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit steigern

96 Prozent der Mitarbeiter haben das Gefühl, dass ihre Produktivität durch Aufgaben, die leicht automatisiert werden könnten, beeinträchtigt wird. Gleichzeitig wünschen sie sich mehr Zeit für die berufliche Entwicklung (62 Prozent), kreatives Denken (52 Prozent) und strategische Überlegungen (48 Prozent). Hier wird das große Potenzial an Produktivitätszuwachs und die Steigerung der Zufriedenheit am Arbeitsplatz durch die Automatisierung sichtbar.

"Mitarbeiter sind bereit, produktivitätsmindernde Aspekte ihrer Arbeit an RPA-gestützte Bots abzugeben. Aber bisher kratzen die Unternehmen nur an der Oberfläche dessen, was mit Automatisierung möglich ist", sagt Mayk Tillinski, VP EMEA bei Kryon. „Heute ist Automatisierung im Unternehmen viel leichter und schneller umzusetzen, als das früher der Fall war. Innovative Plattformen, die bereits bei der automatischen Prozesserkennung starten, verringern den Implementierungszyklus auf wenige Tage. So können Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen und das Potenzial von RPA deutlich besser ausschöpfen.“

Automatisierung in mehr Bereichen gewünscht

Derzeit liegt der Schwerpunkt der Automatisierung mit 64 Prozent auf der Dateneingabe und dem Berichtswesen. Doch die Mitarbeiter wünschen sich mehr: von der Verwaltung (57 Prozent) über Schulung und Selbststudium (49 Prozent) bis hin zur Problemlösung (71 Prozent). Der einzige Bereich, den eine signifikante Anzahl nicht automatisieren möchte, ist die Kommunikation mit Kunden und Kollegen. Dies zeigt, wie wichtig der persönliche und soziale Kontakt ist.

Roboter als Unterstützung

Der weit verbreitete Mythos, dass Roboter die Arbeitsplätze der Menschen übernehmen, hat kein Gewicht mehr. Je größer das Unternehmen, desto mehr Vorteile wurden genannt. In fast der Hälfte der Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern glauben die Mitarbeiter, dass die Automatisierung ihre Work-Life-Balance verbessern wird.

Automatisierung auch zuhause

Selbst im Privatleben ist mehr Automatisierung vorstellbar. Ein Viertel würde Wartungsarbeiten automatisieren, 23 Prozent Reinigungsarbeiten. 15 Prozent möchten ihr Workout automatisieren, dicht gefolgt von Haushaltstätigkeiten wie Wäsche waschen und Kochen.

Der komplette Report in englischer Sprache steht auf der Kryon Website zum Download bereit: https://go.kryonsystems.com/rpa-future-of-work-kryon-survey-2021