Trotzdem rückt häufig ein reales Risiko gefährlich in den Hintergrund. Oft sogar gerade dann, wenn es für das Unternehmen richtig gut läuft. Es ist die Frage: Was bedeutet es, für das Unternehmen, wenn zum Beispiel der stärkste Vertriebler morgen kündigt? Oder plötzlich länger ausfällt? Oder in Rente geht?

Läuft dann alles stabil weiter? Oder gerät alles aus dem Takt? Brechen die Umsätze ein? Wenden sich Kunden ab?

Diese Frage ist unbequem. Aber es ist wichtig, eine Antwort darauf zu haben.

Ein Vertrieb, eine entscheidende Person: Kapital und Risiko zugleich

Wirft man einen Blick in erfolgreiche Industrievertriebe, stellt man fest, dass deren konstantes Wachstum sehr oft maßgeblich mit einer Persönlichkeit verknüpft ist. Diese Feststellung macht Dennis Fischer immer wieder. Er ist einer der beiden Geschäftsführer des Unternehmens WACHSTUMSPLAN, das vor allem Unternehmen aus dem technischen Mittelstand bei Fragen rund um die Unternehmensstrategie und den Vertrieb berät: „Man sieht relativ häufig, dass sich alle wesentlichen Vertriebsthemen auf eine Person konzentrieren. Das sind beispielsweise das Wissen um die Projekte und die Entscheidungswege beim Kunden, die Kundenhistorie, die Preislogik und die Angebotsstrategie. Das sind Menschen mit einem sehr guten Gespür für den Markt. Sie sind innerhalb der Branche bestens vernetzt und verfügen belastbare Beziehungen im Unternehmen und zum Kunden. Sie haben Erfahrung in komplexen Projekten.“ Das macht diese Menschen extrem wertvoll, wenn nicht sogar unersetzlich für das Unternehmen. Doch weil Wissen, Erfahrung und Kontakte untrennbar an diese Person gebunden sind, sind sie aus Sicht von Dennis Fischer auch ein unternehmerisches Risiko: „Solange diese Personen für das Unternehmen arbeiten, läuft alles wie von selbst. Doch wenn sie plötzlich nicht mehr da sind, bricht oft alles zusammen.“

Vertrauen ist essentiell. Sicherheit entsteht nur durch Struktur

Solche starken Abhängigkeiten von einzelnen Personen und damit strukturelle Risiken gibt es gerade in mittelständischen Unternehmen häufig. Die Gründe dafür sind naheliegend: Man kennt sich, man vertraut einander. Das vereinfacht viele Abläufe im Unternehmen, vieles funktioniert einfach, ohne dass man viel darüber reden muss. Das macht flexibel und erfolgreich. Und es funktioniert oft erstaunlich lange sehr gut. Schließlich sind solche Mitarbeitenden durch ihre Erfahrung und ihr Engagement eine wertvolle Stütze für das Unternehmen. Viele Geschäftsführer sehen deshalb keinen Grund, dieses Modell zu hinterfragen: Wer schon seit 20 Jahren dabei ist, wird auch noch die nächsten 20 Jahre bleiben.

Doch so wertvoll dieses Vertrauensverhältnis ist: Unternehmerische Sicherheit basiert nicht auf persönlicher Loyalität. Denn ein Unternehmen muss auch dann noch funktionieren, wenn eine entscheidende Person plötzlich nicht mehr da ist. Und dafür muss ein Unternehmen über die Strukturen verfügen, um einen solch gravierenden Ausfall zu kompensieren. Und das ist die Aufgabe der Unternehmensführung.

Wie kann man erkennen, ob eine kritische Abhängigkeit von einer Person besteht?

Um wirksam für den Fall der Fälle vorsorgen zu können, muss man erst einmal einschätzen, wie groß die Abhängigkeit des Unternehmenserfolgs von einer Person im Vertrieb tatsächlich ist. Andreas Straehler zufolge, dem anderen Geschäftsführer von WACHSTUMSPLAN, gibt es dafür paar relativ einfache Indikatoren: Die Qualität von Forecasts sinkt, wenn die bestimmte Person nicht daran beteiligt ist. Angebote lassen sich ohne eine bestimmte Person nicht finalisieren. Auch wenn Kundenbeziehungen nicht dokumentiert werden oder Wissen nicht aktiv übertragen wird, ist das ein Risiko. Denn das erschwert, diese Aufgaben an andere zu übertragen. „Wenn dann auch noch Nachfolge für diese Person völlig unklar ist, sollte endgültig klar sein, dass das ein strukturelles Problem ist,“ resümiert Andreas Straehler. Dieses hat aus seiner Sicht zwei Ebenen: Die eine ist, dass mit diesem Verlust auch viel Wissen wegfallen und viele Aufgaben von anderen übernommen werden müssen. Der andere ist, dass oft gar nicht klar ist, wie die Stelle eigentlich aussieht, die neu besetzt werden muss.

Sicherheit durch Struktur: Wie sich eine Organisation stärken lässt

Menschen komme und gehen, Strukturen bleiben bestehen. Sicherheit entsteht dadurch, dass man Strukturen etabliert und Prozesse definiert, um Wissen weitergeben zu können und auch beim Ausfall zentraler Entscheider handlungsfähig zu bleiben.

Für den Vertrieb bedeutet das, dass:

• Kundeninformationen nachvollziehbar dokumentiert sind
• Entscheidungslogiken transparent sind
• Die Angebotsarchitektur nicht personenabhängig ist
• Verantwortlichkeiten klar geregelt sind
• Übergaben definiert sind

„Gerade für einen gestandenen Vertriebler, der es gewohnt ist eigenständig zu arbeiten und zu entscheiden, erscheint das oft als Zumutung,“ berichtet Dennis Fischer. „Es ist wichtig, gerade diesen Mitarbeitenden deutlich zu machen, dass man das nicht macht, weil man ihnen misstraut. Sondern dass man das macht, weil ihre Arbeit, ihr Wissen und ihre Erfahrung so unersetzlich für das Unternehmen sind.“

Führung bedeutet, Risiken zu reduzieren, um den Erfolg zu sichern

Starke Vertriebler sind ein Gewinn für ein Unternehmen. Aber nachhaltiges Wachstum kann nur entstehen, wenn ein Unternehmen nicht auf Gedeih und Verderb auf Einzelne angewiesen ist. Denn diese Abhängigkeit ist ein operatives wie strategisches Risiko. Eine Organisation darf sich nicht durch einzelne Personen, sondern muss sich durch Strukturen und Prozesse definieren. Das schafft Sicherheit – und macht Organisationen erst skalierbar.

Die Frage ist deshalb nicht: „Was passiert, wenn mein bester Vertriebler morgen kündigt?“

Die Frage ist: „Was muss ich tun, damit der Vertrieb weiter reibungslos funktioniert, auch wenn mein bester Vertriebler morgen kündigen sollte?“