„Kundenbestellungen zählen zu den Schlüsselprozessen in Unternehmen. Die manuelle Bearbeitung dauert in der Regel mehrere Stunden. Werden Bestellungen jedoch schnell und fehlerfrei bearbeitet, spart dies nicht nur Zeit und Kosten, sondern verkürzt die Lieferzeit“, sagt Arian Storch, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH. „Wir freuen uns sehr, dass unsere cloud-basierte KI-Softwareplattform in immer mehr Unternehmen dazu beiträgt, Ressourcen effizienter einzusetzen, Kosten zu sparen und beispielsweise durch schnellere Auslieferung die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.“

Die Evy-KI automatisiert zahlreiche dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Im Fall von Bestellvorgängen überwacht sie das E-Mail-Postfach und klassifiziert die eingehenden E-Mails. Handelt es sich um eine Bestellung, so werden alle relevanten Informationen ausgelesen und durch Abgleich mit der Datenbank auf ihre Richtigkeit geprüft. Sind alle Angaben korrekt und vollständig, werden die erfassten Daten automatisch in das bestehende ERP-System – zum Beispiel SAP – zur weiteren Verarbeitung übertragen. Fällt der KI eine Unregelmäßigkeit auf, beispielsweise eine fehlerhafte Bestellnummer oder die Bestellung eines Neukunden ohne Zuordnung im CRM-System, wird die automatische Verarbeitung der Bestellung unterbrochen und einem Sachbearbeiter zur manuellen Bearbeitung vorgelegt. Durch die Zeitersparnis um bis zu 95 Prozent können Bestellungen schneller ausgeliefert und personelle Ressourcen für andere Aufgaben genutzt werden. So ermöglicht die KI eine Win-Win-Situation für Evy-Kunden und deren Kunden.

„Wir freuen uns sehr, dass die von uns entwickelte Künstliche Intelligenz dazu beiträgt, bei unserem Kunden Ressourcen effizienter einzusetzen, Kosten zu sparen und die Zufriedenheit seiner Kunden zu erhöhen. In den kommenden Monaten wollen wir die Software weiter ausrollen und dabei unterstützen, dass Millionen von Dokumenten in kürzester Zeit verarbeitet werden“, sagt Arian Storch, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH. „Dabei ist die Verarbeitung von Bestellungen nur ein Beispiel für die Vielseitigkeit unserer KI-Softwareplattform. Sie kann Dokumentenanalyse und Weiterverarbeitung der Inhalte in Unternehmen revolutionieren.“

Allein an dem einen Standort des Evy-Kunden gehen täglich mehrere hundert E-Mail-Anfragen ein. Vor der Integration des Evy Xpacts wurden sie jeweils manuell mehrfach gesichtet und klassifiziert. So dauerte die Bearbeitung einer Bestellung mehrere Stunden. Diese Aufgaben übernimmt nun die Evy-KI. Sie überwacht das E-Mail-Postfach und klassifiziert die eingehenden E-Mails. Handelt es sich um eine Bestellung, so werden alle relevanten Informationen ausgelesen und durch Abgleich mit der Datenbank auf ihre Richtigkeit geprüft. Sind alle Angaben korrekt und vollständig, werden die erfassten Daten automatisch in das bestehende ERP-System – in diesem Fall SAP – zur weiteren Verarbeitung übertragen. Fällt der KI eine Unregelmäßigkeit auf, beispielsweise eine fehlerhafte Bestellnummer oder die Bestellung eines Neukunden ohne Zuordnung im CRM-System, wird die automatische Verarbeitung der Bestellung unterbrochen und einem Sachbearbeiter zur manuellen Bearbeitung vorgelegt. Durch die Zeitersparnis um rund zwei Drittel können Bestellungen schneller ausgeliefert und personelle Ressourcen für andere Aufgaben genutzt werden. So ermöglicht die Evy-KI eine Win-Win-Situation für den Kunden und dessen Kunden.

Hierbei präsentiert Evy Solutions seine KI-Software Evy Xpact mit verschiedenen Anwendungsfällen, die für die Transport- und Logistikbranche interessant sind. Als größter Bedarf hat sich die automatisierte Verarbeitung von Lieferaufträgen herauskristallisiert, bei der die Software eingehende Aufträge aus dem E-Mail-Postfach herausfiltert und alle relevanten Informationen wie z. B. der Auftraggeber, die Auftragsnummern, Ent- und Beladestellen, Gewicht und Maße der Ware, Gefahrenhinweise etc. automatisiert ausliest. Auch Inhalte aus Tabellen werden hierbei zuverlässig erfasst.

Anschließend werden die erfassten Informationen mit der Datenbank des Kunden abgeglichen, auf Vollständigkeit und Fehlerhaftigkeit geprüft und ggf. um Bedingungen, z. B. spezifische Lieferinformationen, ergänzt. Sind die Daten korrekt und vollständig, werden sie automatisch in dem bestehenden Tourenmanagement- bzw. ERP-System des Kunden abgelegt und der zuständige Sachbearbeiter wird über den erfolgreichen Verarbeitungsprozess informiert. Sind die Daten fehlerhaft oder unvollständig, wird der Auftrag zur Überarbeitung an einen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Was Evy Xpact einzigartig macht, ist seine textbasierte Arbeitsweise. Das heißt, während herkömmliche Lösungen ihre Informationen in vordefinierten Rahmen bzw. Textfeldern suchen, liest Evy Xpact das gesamte Dokument. Dadurch können die relevanten Informationen, unabhängig davon wo in dem Dokument sie sich befinden, gefunden und eine höhere Zuverlässigkeit erzielt werden.

Mit Hilfe der Prozessautomatisierung profitiert der Kunde schließlich von seiner Zeit- und Kostenersparnis, einer reduzierten Fehlerquote sowie einer steigenden Kundenzufriedenheit aufgrund der beschleunigten Bearbeitungs- und Lieferzeiten. Sind die Unternehmen an einer Lösung zur automatisierten Auftrags- oder Lieferscheinverarbeitung interessiert, finden sie über die Seite von Technologieradar die Kontaktdaten eines vertrieblichen Ansprechpartners sowie den Link zur Website von Evy Solutions.

Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt im Bereich der Bestellautomatisierung, rollt der Konzern die Nutzung der Dokumentenverarbeitung mit KI nun auch auf die automatisierte Erstellung von Werkzeugnissen aus. Anlass für die Weiterentwicklung der KI-Einsatzfelder ist die Erfolgsquote bei der Bestellautomatisierung. Wie ein hausinterner Test des Konzerns ergab, konnte die Bearbeitungszeit von Bestellungen um mehr als 67 % gesenkt und die Zuverlässigkeit erhöht werden. Während ein Mitarbeiter zuvor drei Stunden zur Bearbeitung einer Bestellung benötigte, wurde diese Arbeitszeit mit Hilfe der Software Evy Xpact, auf weniger als eine Stunde reduziert. Durch diese Zeitersparnis werden personelle Ressourcen freigesetzt, die stattdessen für andere Aufgaben genutzt werden können.

In einem Feedback-Gespräch teilte ein Anwender der Software mit: „Täglich gehen bei uns bis zu 800 E-Mail-Anfragen im Kundenservice ein, die manuell gesichtet und kategorisiert werden müssen. Anschließend werden sie an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Im Extremfall können die Sichtung und Klassifizierung auch bis zu vier Mal erfolgen. Indem die Software diese Aufgabe übernimmt, können die Anfragen viel schneller bearbeitet werden, was sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.“

Hat Evy Xpact eine Bestellung aus dem E-Mail-Postfach identifiziert, werden zunächst die relevanten Daten ausgelesen und auf ihre Richtigkeit geprüft. Sind die Daten korrekt, werden die direkt an das bestehende ERP-System, in diesem Falle SAP, zur weiteren Verarbeitung übertragen. Sind die Daten nicht korrekt, wird die Bestellung an einen Sachbearbeiter zur Überarbeitung weitergeleitet. Auf diese Weise bekommen Sacharbeiter nur noch die Dokumente zugespielt, für die menschliche Intelligenz wirklich notwendig ist. Dadurch wird der Sachbearbeiter von wiederkehrenden und eintönigen Aufgaben entlastet, um sich auf andere Tätigkeiten konzentrieren zu können.       

Aufgrund der positiven Testergebnisse hat der Konzern nun beschlossen, die Prozessautomatisierung mit Evy Xpact in weiteren Unternehmensbereichen einzusetzen. Die Planungen zur Umsetzung einer automatisierten Erstellung von Werkzeugnissen haben bereits begonnen, sodass die Inbetriebnahme voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte erfolgen wird.

Was das junge Unternehmen auszeichnet ist vor allem, dass seine Dokumentenanalyse nicht wie andere Anbieter textfeld-basiert arbeitet, sondern text-basiert. Dadurch können auch Dokumente mit unterschiedlichsten Layouts zuverlässig ausgelesen und analysiert werden an denen andere Anbieter längst scheitern. Diese überdurchschnittlich hohe Auslesbarkeitsquote macht die Lösung von Evy Solutions zu einer enormen Arbeitserleichterung für Unternehmen mit einer großen Dokumentenanzahl.

Aufgrund der Künstlichen Intelligenz ist es Evy Solutions möglich mehrseitige PDF-Dateien in inhaltlich-logisch zusammenhängende Einzeldateien zu trennen und sie gemäß ihrem Inhalt und ihrer Form zu klassifizieren. Anschließend werden die Dokumente in den unternehmenstypischen Workflow überführt und die ausgelesenen Inhalte in den bestehenden IT-Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Dokumentenmanagement (DMS) abgelegt. Durch die automatische Verschlagwortung der Dokumente sind diese zudem schneller auffindbar und auch das semantische Suchen nach zusammenhängenden Inhalten ist möglich.

Die Art der analysierbaren Dokumente variiert hierbei von Rechnungen, über Quittungen und Belege bis hin zu Bestellformularen, Lieferschienen, Verträgen oder Materialdatenblättern. Je nach Kundenanforderung passt Evy Solutions die Lösung individuell an die Bedürfnisse an und ermöglicht den Unternehmen durch seine Prozessautomation eine Verschlankung der Prozesse, Fehlerreduktion sowie Zeit- und Geldersparnis.

„Wir freuen uns über die Auszeichnung und auf das gemeinsame Projekt. Unsere KI-Softwareplattform hat bereits in der Praxis bewiesen, dass sie die Dokumentenanalyse und Weiterverarbeitung der Inhalte in Unternehmen unterschiedlichster Größe revolutionieren kann“, sagt Arian Storch, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH. „Daher sind wir davon überzeugt, gemeinsam mit der DB mindbox eine auf Evy Xpact basierende Lösung entwickeln zu können, die dem gesamten Konzern erheblichen Mehrwert bieten kann.“

Die Auszeichnung erhält Evy Solutions für die KI-Softwareplattform Evy Xpact. Die branchenunabhängige Lösung für unterschiedlichste Stufen in der unternehmenstypischen Dokumentenverarbeitung, von der Datenerfassung über -analyse bis hin zur Archivierung. Egal ob Papier- oder elektronischer Form – Inhalte von Briefpost, E-Mails, PDFs, JPGs, Word- und Excel-Dateien werden gemäß den Kundenwünschen von der Evy-KI analysiert und automatisch in die unternehmensspezifischen, betrieblichen Systeme und Abläufe integriert. Dafür stehen Kunden verschiedene, kombinierbare Modulen zur Verfügung beispielsweise zur Klassifikation von Dokumenten, zur logischen Dokumententrennung, zum Auslesen rechnungsspezifischer Informationen sowie zur Steuerung von Informationsflüssen. Die Module können einfach in die bestehende IT der Kunden integriert werden und vereinfachen somit den Arbeitsprozess erheblich.

Evy Solutions bietet seit dem Jahr 2018 mit der KI-Softwareplattform Evy Xpact eine branchenunabhängige Lösung für unterschiedlichste Stufen in der unternehmenstypischen Dokumentenverarbeitung, von der Datenerfassung über -analyse bis hin zur Archivierung. Egal ob Papier- oder elektronischer Form – Inhalte von Briefpost, E-Mails, PDFs, JPGs, Word- und Excel-Dateien werden gemäß den Kundenwünschen von der Evy-KI analysiert und automatisch in die unternehmensspezifischen, betrieblichen Systeme und Abläufe integriert. Dafür stehen Kunden verschiedene, kombinierbare Modulen zur Verfügung beispielsweise zur Klassifikation von Dokumenten, zur logischen Dokumententrennung, zum Auslesen rechnungsspezifischer Informationen sowie zur Steuerung von Informationsflüssen. Die Module können einfach in die bestehende IT der Kunden integriert werden und vereinfachen somit den Arbeitsprozess erheblich.

Für eine Zusammenarbeit von HSH und Evy ergeben sich zahlreiche Ansatzpunkte. Das Softwareunternehmen HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH hat sich auf Softwarelösungen für Kommunen spezialisiert – insbesondere für Melde,- Gewerbe-, Ausländer- und Staatsangehörigkeitsbehörden. Hauptgeschäftsfeld des 1991 gegründeten Mittelständlers ist das Einwohnermeldewesen. Mit der Meldebehördensoftware MESO arbeiten derzeit etwa 3.000 bundesdeutsche Meldebehörden von Bremen über Berlin bis Nürnberg. Zum Unternehmensportfolio gehören darüber hinaus E-Government-Lösungen wie Online Auskünfte, -Anträge und -Vorgänge oder Online-Wahlscheinanträge.

• Bis zu 80% Kostenersparnis durch automatisierte Dokumentenverarbeitung und -analyse
• Evy auf der Hannover Messe: Bitkom Innovation Area Industrie 4.0, Halle 006, Stand B30 

Das Kölner Start-up Evy Solutions GmbH hat eine Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt, mit dem Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung und -analyse vollständig automatisieren können. Von der Leistungsfähigkeit und den zahlreichen Einsatzmöglichkeiten können sich Interessierte auf der Hannover Messe in der Bitkom Innovation Area Industrie 4.0 (Halle 006, Stand B30) vom 1. bis 5. April 2019 überzeugen.

„Die Dokumentenerfassung und -verarbeitung ist bisher kaum in den Digitalisierungsprozessen der Unternehmen angekommen. Dies ändert Evy Solutions jetzt und ermöglicht Unternehmen eine Kostenersparnis von bis zu 80 Prozent“, sagt Arian Storch, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH. „Unsere auf Texterkennung basierende künstliche Intelligenz wertet Inhalte von unterschiedlichsten Quellen in einem Bruchteil der Zeit aus, die ein Mensch durch manuelle Bearbeitung benötigt.“

Seit Sommer 2018 bietet Evy Solutions mit Evy Xpact eine branchenunabhängige Lösung für unterschiedlichste Stufen in der unternehmenstypischen Dokumentenverarbeitung, von der Datenerfassung über -analyse bis hin zur Archivierung. Egal ob Papier- oder elektronischer Form – Inhalte von Briefpost, E-Mails, PDFs, JPGs, Word- und Excel-Dateien werden gemäß den Kundenwünschen von der Evy-KI analysiert und automatisch in die unternehmensspezifischen, betrieblichen Systeme und Abläufe integriert. Kunden können aktuell zwischen sechs verschiedenen, kombinierbaren Modulen wählen. Hierzu zählt beispielsweise Xpact Classificationzur Klassifikation von Dokumenten, Xpact Separationzur logischen Trennung von Dokumenten, Xpact Readingzum Auslesen rechnungsspezifischer Informationen zur Weiterverarbeitung sowie Xpact Workflowzur Steuerung von Informationsflüssen. Die Module können einfach in die bestehende IT der Kunden integriert werden und vereinfachen somit den Arbeitsprozess erheblich.