ePost-Integration: Centric erweitert Payslip Box Plus um automatisierten Briefversand

Mit der Centric Payslip Box Plus können Unternehmen ihren Mitarbeitenden revisionssicher archivierte Dokumente in einem vertraulichen, digitalen Safe bereitstellen. Lohnrelevante Dokumente werden unter Berücksichtigung des SAP-Berechtigungskonzepts cloud-basiert zur Verfügung gestellt.

„Wir wissen, dass kleiner Teil von Anwendern es aber auch weiterhin vorzieht, per Post Dokumente wie den Entgeltnachweise zu erhalten“, sagt Hans-Peter Hess, Geschäftsführer der Centric Cloud Solutions. „Durch die ePost-Integration bieten wir Unternehmen noch mehr Flexibilität bei der HR-Digitalisierung. Sie können ihrer Dokumentenprozesse durchgängig digitalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Ausnahmen möglich sind, ohne dass dies manuellen Aufwand für die HR-Abteilung zur Folge hat.“

Im Mittelpunkt der Erweiterung steht eine neue Anwendung zur Konfiguration und Verwaltung von Briefvorlagen. Hier können Unternehmen Briefpapier, Absender- und Betreffzeilen sowie inhaltliche Textbausteine zentral hinterlegen. Optional kann ein QR-Code in die Vorlage integriert werden, der je nach Anwendungsfall auf die Anmeldeseite oder direkt zur Payslip Box verweist.

Der Briefversand kann für einzelne Payslip Boxen individuell aktiviert oder deaktiviert werden. Die Steuerung erfolgt dabei auf zwei Ebenen: sowohl auf Ebene des jeweiligen Dokumenttyps als auch innerhalb der Box selbst. Dokumente, die für den Versand vorgesehen sind, werden gesammelt, mit einem Deckblatt versehen und zeitversetzt über Centric Employee File an die ePost übergeben. So wird sichergestellt, dass Versandprozesse effizient gebündelt und nachvollziehbar durchgeführt werden.

Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit, bei Neuanlage einer Payslip Box automatisch Willkommensbriefe mit Aktivierungscode zu erstellen und zu versenden. Voraussetzung ist, dass Passwortbenutzer per Brief selektiert werden und Adressdaten im Import enthalten sind. Dies ermöglicht einen medienbruchfreien Onboarding-Prozess – auch für Mitarbeitende, die noch keine Firmen-E-Mail-Adresse haben.

Die Versandlogik berücksichtigt unter anderem das PDF-Format, den Aktivierungsstatus der Box, die Dokumenttyp-Zuweisung und Wiederholungen. Die Verzögerung bis zum eigentlichen Versand kann mandantenspezifisch konfiguriert werden. Ergänzend stehen neue Filteroptionen zur Verfügung, um Boxen mit potenziellen Duplikaten zu identifizieren und gegebenenfalls zusammenzuführen.

Im Zuge weiterer Releases plant Centric, die ePost-Integration auch in weitere HR-Dokumenten-Lösungen wie die digitale Personalakte Centric Employee File und den Centric Document Builder zur Verfügung zu stellen.