STIEBEL ELTRON optimiert Genehmigungsprozesse mit Microsoft Power Apps

Gemeinsam mit itmX konnte STIEBEL ELTRON diesen Prozess in nur vier Wochen durchgängig digitalisieren und spart heute je Antrag mindestens 10 Minuten Bearbeitungszeit.

Reduzierter Bearbeitungsaufwand durch voll integrierte Genehmigungsprozesse

Die neue Lösung auf Basis einer Microsoft Power App bildet den gesamten Genehmigungsprozess für Planungsleistungen durchgängig digital ab und ist vollständig in itmX crm integriert. Der Prozess startet direkt im CRM über den Button „Antrag Planungsleistungen“. Alle relevanten Daten werden automatisch in die Power App übernommen und vorausgefüllt. Die Anwender ergänzen lediglich wenige zusätzliche Angaben, wie etwa eine Artikelliste, und reichen den Antrag ein. Die Weiterleitung an die zuständigen Genehmiger erfolgt automatisch. Nach finaler Freigabe werden die ausgewählten Artikel ohne manuelle Nacharbeit direkt ins CRM zurückgeschrieben.

Die Anwendung wurde von Beginn an so konzipiert, dass sie sowohl bei STIEBEL ELTRON als auch bei der Tochtergesellschaft Tecalor mit identischer Prozesslogik, aber individuellem App-Design eingesetzt werden kann.

"Dank der neuen Power-App ist der Genehmigungsprozess für Planungsleistungen heute vollständig digital, transparent und deutlich schneller. Besonders überzeugt hat uns die schnelle Umsetzung und die nahtlose Integration in unser CRM." (Florian Bruns, Leiter Vertriebssteuerung, STIEBEL ELTRON GmbH & Co.KG)

Messbare Effizienzgewinne im Genehmigungsprozess

Bereits kurz nach dem Go‑Live erzielte STIEBEL ELTRON insbesondere durch den Wegfall manueller Datentransfers im Genehmigungsprozess messbare Verbesserungen im Tagesgeschäft:

• Zeitersparnis: ≥ 10 Minuten pro Antrag
• Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben & Medienbrüche
• Transparenz: Echtzeit-Status aller Genehmigungen
• Compliance: Standardisierte, revisionssichere Prozesse
• Produktivität: Spürbare Entlastung der Fachbereiche

Damit schafft die Lösung nicht nur spürbare Entlastung im Arbeitsalltag, sondern etabliert auch eine nachhaltige Basis für effiziente, transparente und messbar optimierte Prozesse.

Genehmigungen dort, wo Anwender arbeiten: in der Microsoft‑Umgebung

Als etablierte Plattform für Digitalisierungsinitiativen bei STIEBEL ELTRON bildet die Microsoft Power Platform die technologische Basis für kontinuierliche Prozessoptimierung. Die umgesetzte Lösung fügt sich nahtlos in diese strategische Ausrichtung ein und unterstreicht den Anspruch, digitale Prozesse standardisiert, skalierbar und nachhaltig weiterzuentwickeln.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei die nahtlose Integration in die bestehende IT‑Landschaft. Die Anwendung ist direkt an itmX crm angebunden, genehmigte Daten werden automatisch zurückgeschrieben und Genehmigungs‑ sowie Benachrichtigungsprozesse finden vollständig in der Microsoft‑Welt statt. Die Umsetzung auf Basis der Microsoft Power Platform gewährleistet eine skalierbare Architektur, mit der sich neue Anforderungen flexibel und ohne aufwendige Systemanpassungen abbilden lassen.

Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz vergingen lediglich vier Wochen, bei einem Gesamtaufwand von nur zehn Projekttagen. Aufbauend auf den Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb prüft STIEBEL ELTRON bereits weitere Optimierungen und Automatisierungen – etwa durch zusätzliche Funktionen oder die Übertragung des Konzepts auf weitere Genehmigungs‑ und Planungsprozesse.

Eines zeigt das Projekt eindrucksvoll: Effektive Digitalisierung kann schnell, effizient und nachhaltig umgesetzt werden, wenn klare Ziele, die richtige Plattform und ein erfahrener Umsetzungspartner zusammenkommen.