Prozesssichere Warenauslieferung mit COSYS Transport Management Software

Einer der häufigsten Fälle ist, dass die Waren weg sind. Oft liegen Abstellgenehmigungen vor, sodass die Ware einfach abgestellt wird. Ist diese dann nicht mehr auffindbar, bleibt oft nur die Schuldfrage.

Diese und weitere Fälle von Intransparenz gilt es unbedingt zu vermeiden. Doch wie ist das zu schaffen und leistbar?

TMS in Kombination mit ERP System

Das zentrale Arbeitsmittel bei der Belieferung ist für die Fahrer der gedruckte Lieferschein aus dem ERP-System wie beispielsweise Sangross, eNVenta (Nissen & Velten) oder SAP. Jeden Tag sind so mehrere Fahrzeuge zu den Kunden unterwegs.

Durch eine Digitalisierung der Lieferscheindaten und die Implementierung eines neuen Prozesses, der den Fahrern diese Daten des Lieferscheins zur Verfügung zu stellt, schafft die COSYS Transport Management Software Klarheit und Transparenz.

Die COSYS Transport Management Software lässt sich dank standardisierten und kundenspezifisch erweiterbaren Schnittstellenmodulen einfach in Ihre bestehende Systemlandschaft (Cloud oder On Premise) integrieren. Beim Druck des Lieferscheins werden somit automatisch auch alle relevanten Transportdaten für das COSYS System bereitgestellt. Diese können von den Fahrern auf MDE Geräten eingesehen und bearbeitet werden.

1. Vorbereitung

Auf dem MDE Gerät authentifiziert sich der Fahrer durch die mit einem Passwort geschützte Anmeldung. Nun kann er die zu ladende Tour eingeben oder scannen, wodurch ihm sämtliche tagesaktuelle Lieferscheine mit den dazugehörigen Daten für die ausgewählte Tour angezeigt werden.

Die wichtigsten Funktionen der Vorbereitung zusammengefasst:

• passwortgeschützte Anmeldung
• Auswahl der Tour
• Anzeige aller Daten der tagesaktuellen Lieferscheine

2. Beladung

Der Fahrer wählt den ersten Tourstopp auf der Tour für die Verladung aus und scannt die Packstücknummern des ersten zu verladenen Packstücks oder Collis. Gehören weitere Packstücke zu diesem Lieferschein, sind diese ebenfalls auf dem MDE Gerät in der COSYS App mit Packstücknummer und Packstückart angezeigt. Hierbei ist eine Unterteilung der Packstücke pro Kunde und Anlieferadresse möglich. Alle Lieferscheine werden für eine Lieferadresse gesammelt angezeigt.

Sobald der Fahrer ein entsprechendes Packstück scannt, wird es auf der MDE Anzeige grün markiert. Nicht bearbeitete Packstücke sind rot dargestellt.

Scannt der Mitarbeiter ein falsches Packstück, welches beispielsweise zu einer anderen Tour gehört oder dessen Lieferdatum in der Zukunft liegt, erscheint ein optisches und akustisches Warnsignal, welches der Mitarbeiter bestätigen muss.

Durch die Verdichtungs- und Split-Funktionen können einzelne Packstücke zu ganzen Sendungen verdichtet werden, inkl. Verladehilfsmittel-Nummer des Ladungsträgers. Anderenfalls werden Packstücke aufgeteilt, um beispielsweise die Sortierung im Lkw zu optimieren oder Gewichte aufzuteilen.

Sollten mehrere Sendungen mal nicht auf den Lkw passen, macht es die Funktion zum Umtouren leicht, diese auf andere Fahrer und Touren aufzuteilen. Das Umbuchen von Packstücken kann passwortgeschützt konfiguriert werden, sodass zunächst der Lager- oder Dispositionsleiter die Freigabe dafür erteilen muss. Die veränderten Tour-Daten werden einfach im System synchronisiert.

Der Abschluss der Verladung wird durch den Mitarbeiter bestätigt. Sollten noch nicht alle Packstücke der Tour verladen sein, erscheint ebenfalls ein Warnhinweis mit den Daten der noch nicht verladenen Waren. Diese müssen bestätigt bzw. nachbearbeitet werden.

Durch die Fotofunktion können Beschädigungen direkt mit dem MDE Gerät dokumentiert werden, sollten diese der Grund für eine Verladedifferenz sein.

Die wichtigsten Funktionen der Beladung zusammengefasst:

• Scannen der bereitgestellten Packstücke
• Fotofunktion zur Schadensdokumentation
• Verdichtung und Splitten von Packstücken
• Umbuchen von einzelnen Sendungen auf eine andere Tour
• Dokumentation von Verladedifferenzen

3. Entladung

Die Anzeigereihenfolge der Anlieferungs-Tourstopps ist auf dem MDE Gerät analog den generierten Ladelisten aus dem ERP-System, der vorgeschalteten Tourenplanung oder der vordefinierten Rahmentouren im COSYS System.

Der Fahrer fährt den auf dem MDE Gerät angezeigten nächsten Kunden an oder wählt einen Kunden frei aus. Es werden ihm nun alle zu diesem Kunden gehörigen Packstücke für die Auslieferung mit sämtlichen Daten angezeigt.

Über die Kundendetails erhält der Fahrer alle wichtigen Informationen zur Anlieferung. Dazu gehören auch Ablieferhinweise, Abstellgenehmigungen, Depot-Codes oder Ansprechpartner beim Kunden (inkl. Telefonnummer, die direkt über das MDE Gerät gewählt werden kann). Mithilfe der Lieferadresse kann zudem zur angezeigten Anschrift navigiert werden. Die COSYS App kann nahezu jede Routen- und Navigationssoftware ansteuern.

Der Fahrer scannt bei der Auslieferung jedes einzelne Packstück analog der Verladung. Sobald ein Packstück korrekt gescannt ist, wird es grün markiert.

Wird jedoch ein falsches Packstück gescannt, verhält es sich wie bei der Beladung und der Fahrer erhält einen Warnhinweis, den er bestätigen muss.

Sobald dem Kunden alle Packstücke übergeben werden oder der Fahrer die Waren ordnungsgemäß in die Filiale oder das Depot gescannt hat (Filial- oder Depotcode möglich), bestätigt der Mitarbeiter den abgeschlossenen Entladevorgang.

Anschließend ist es problemlos möglich, bereitgestellte Retouren mit der Software dokumentiert zurückzunehmen oder Lademittel (wie Paletten, Container, Behälter) zu erfassen.

Der Kunde quittiert den Erhalt seiner Ware mit seiner Unterschrift. Bei kontaktlosen Zustellungen dient die Fotodokumentation dazu, die abgestellten Packstücke zu fotodokumentieren.

Durch diese Transaktionen werden der Zeitpunkt (Datum & Uhrzeit) sowie die geografischen Koordinaten für eine digitale Karte protokolliert. Die erfassten Fotos werden automatisch zum Entladeprotokoll zugeordnet. Dieses kann automatisch als PDF-Beleg per E-Mail an den Kunden versendet werden.

Die wichtigsten Funktionen der Entladung zusammengefasst:

• Anzeige von Kundendetails
• Navigation zur nächsten Lieferadresse
• Scannen der Sendungen/Packstücke aus der Verladung
• kontaktlose Zustellung und Abstellen oder Unterschriftenerfassung
• Dokumentation von Annahmeverweigerungen
• Scannen oder manuelle Erfassung von Retouren & Lademitteln
• Fotodokumentation
• Erfassung der GPS-Koordinaten
• automatische Erstellung eines Entladeprotokolls

Web-Portal

Über das Web-Portal COSYS WebDesk, welches als Erweiterung zu Ihrem ERP- oder Logistiksystem genutzt werden kann, können sich Ihre Mitarbeiter alle Details zu einer Tour und einem Packstück anzeigen lassen.

Zudem werden alle MDE Benutzer sowie deren Rechte und Rollen in der Administration verwaltet.

Der COSYS WebDesk kann die Logistik, Disposition, den Vertrieb, Kundenservice oder das Controlling dabei unterstützen, Auskunft über den aktuellen Status einer Sendung zu geben oder Unregelmäßigkeiten und Reklamationsanfragen nachzuvollziehen.

Zudem bietet der COSYS WebDesk Ihnen die Möglichkeit, Touren neu zu planen, Touren zu optimieren, Umbuchungen vorzunehmen oder den Lademittelbestand in der Lademittelverwaltung einzusehen.

Alle täglichen Ablieferungen werden mit erfasster Position des Fahrers auf einer digitalen Landkarte angezeigt, sodass jederzeit der Verbleib der Ware nachvollzogen werden kann.

Verschiedene Auswertungsfunktionen helfen dabei, über einen frei zu definierenden Zeithorizont Rückschlüsse auf Unregelmäßigkeiten oder Volumina zu schließen.

Alle Entladeprotokolle und digitalen Ablieferbelege werden automatisch bereitgestellt und können so beispielsweise in einem Dokumenten-Management-System weiter verarbeitet werden.

Die wichtigsten Funktionen des Web-Portals zusammengefasst:

• Anzeige von Administrations-, Stamm- und Bewegungsdaten
• Auskunft über Touren und Packstücke
• Lademittelkontierung und Palettenkonten
• digitale Landkarte für Abliefernachweise
• Auswertungsfunktionen
• Export aller Transportbelege

Zusammenfassung und weitere Details

Durch die Digitalisierung Ihrer Warenauslieferung werden Schwund und Unklarheiten bei der Zustellung auf ein Minimum reduziert. Zudem sparen Sie Zeit und Geld durch optimierte Transportprozesse. Sie entlasten Ihre Mitarbeiter und Fahrer nachhaltig durch intuitiv zu bedienende Software, die schnelleres, sicheres Arbeiten ermöglicht. Ihre Kunden freuen sich über besseren Kundenservice, kurze Lieferzeiten und Transparenz, wodurch Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Steigen auch Sie um und nutzen Sie COSYS Transport Management Software für die Verlade- und Ablieferscannung! Wir beraten Sie gern. Schreiben Sie uns per E-Mail an vertrieb@cosys.de, per Kontaktformular oder fragen Sie telefonisch nach unter +49 5062 9000.

Nutzen Sie noch heute unsere Pre-Sales Services für beispielsweise unverbindliche Online-Präsentationen oder Tests unserer Software.