Die Buchhaltung auslagern: Welche Vorteile bringt das und für welche Unternehmen lohnt es sich besonders?

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist essentiell für das Funktionieren eines Unternehmens. Trotzdem erfreut sich diese wichtige Aufgabe meist nur geringer Beliebtheit. Denn Buchhaltung ist ein im Detail oft komplexes Thema, das nicht nur aktuelles Fachwissen verlangt, sondern auch viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die in Zeiten des Fachkräftemangels und demografischen Wandels für das eigentliche Kerngeschäft fehlt. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen stellt das eine enorme Belastung dar.

Die Lösung: Die Buchhaltung an externe Dienstleister outsourcen

Zahlreiche Unternehmen geben ihre Buchhaltung deshalb in die Hände professioneller Dienstleister, die für sie Aufgaben wie das Rechnungswesen, die Lohnbuchhaltung und teilweise auch das Sekretariat übernehmen. Benjamin Kellermann des Bad Oeynhauser Dienstleisters INSIRAS, der diese Aufgaben für Unternehmen übernimmt, kennt die Beweggründe: „Ein Grund ist sicher, dass Buchhaltung immer komplexer wird, weil neue Anforderungen hinzukommen. Das lässt sich allerdings durch effizientere Prozesse, zum Beispiel Software, weitestgehend abfangen. Allerdings lohnen sich solche Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen nicht. Einen anderen Grund sieht man häufig bei Unternehmen, die neu am hiesigen Markt erscheinen, also Neugründungen oder Unternehmen aus dem Ausland. Da fehlt einfach das Wissen – und da arbeitet man sich auch nicht so schnell ein. Da ist es sowohl einfacher als auch risikoärmer, diese Tätigkeit auszulagern.“

Outsourcing lohnt sich – und das meist mehrfach

Zum einen spart das Auslagern Kosten, zum Beispiel solche wie die dafür aufgewandte, bezahlte Arbeitszeit oder Software. Diese Ressource und auch die eingesparte Zeit können an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden. Oder wenn die im Unternehmen für die Buchhaltung verantwortliche Person ausfällt: Dann stehen alle diese Vorgänge still. Das Auslagern an externe Experten ist da deutlich zuverlässiger. Auch das die Risiken, durch fehlendes Wissen oder Zeitdruck Fehler in der Buchhaltung selbst oder in der Kommunikation zu machen. Und zu guter Letzt ist das Outsourcing eine einfache Lösung für eine komplexe Aufgabe.

Für wen ist das Outsourcing meist die bessere Lösung?

Kleine und mittelständische Unternehmen: Oft lohnt es sich nicht, eine halbe oder volle Stelle für die Buchhaltung einzurichten. Dann wird diese eine Zusatzaufgabe für Fachkräfte oder die Führung. Das ist ineffizient, mit höherem Fehlerrisiko verbunden und eine Verschwendung wertvoller Arbeitskraft und Expertise. Es kommt auch immer wieder vor, dass eine oder die Stelle für die Buchhaltung unbesetzt ist oder bleibt. Dann ist das Auslagern eine einfache, schnelle und wirtschaftliche Lösung.

Baulohnbuchhaltung: Die Baubranche ist von hoher Internationalisierung, temporären Einsätzen und wechselnden Beschäftigungsorten gekennzeichnet. Gleichzeitig gelten strenge Vorschriften, die Arbeitskräfte unverzüglich bei der Sozialkasse Bau anzumelden. Das können die Vorgesetzten auf der Baustelle meist nicht leisten. Einfacher und zuverlässiger ist es meist, diese Aufgabe auszulagern

Expats und ausländische Unternehmen, die in Deutschland aktiv werden wollen: Wer nicht aus dem deutschsprachigen DACH-Raum kommt und hier Arbeitskräfte einstellen will, bringt zwar fachliche Expertise und Innovationskraft mit, verständlicherweise aber nicht unbedingt das notwendige Detailwissen über die deutschen Buchhaltungsvorschriften. Risikoärmer, kostengünstiger und flexibler ist hier das Outsourcing.

Fazit: Das Outsourcing der Buchhaltung mit Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen und auch dem Sekretariat an externe Experten kann sich für viele Unternehmen lohnen. Nicht nur, weil es oft die unmittelbar kostengünstigere Option ist, sondern auch, weil es Sicherheit bringt und Ressourcen freisetzt, die an anderer Stelle gewinnbringender einsetzbar sind.

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